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Cómo elegir un software de inspección de viviendas: los 12 criterios que cuentan
Software de inspección de viviendas: los 12 criterios que comparar, las preguntas para cada proveedor y cómo probar la herramienta antes de firmar.
El equipo de homePad
Un buen software de inspección de viviendas produce un acta de entrada y salida que se sostiene en caso de litigio, funciona en un trastero sin red y hace ganar tiempo a los equipos de campo. Para elegirlo, compare a los proveedores con doce criterios, haga a cada uno las mismas preguntas y pruebe la herramienta en una visita real antes de firmar.
Un acta hecha en tableta tiene el mismo valor que un documento en papel si contiene lo que exige la ley de su país y si cada parte recibe un ejemplar. Nuestra guía del informe de estado del inmueble digital detalla el método. Lo que prevé la ley en 2026:
El decreto n.º 2016-382 de 30 de marzo de 2016 admite el acta de entrada y salida (état des lieux) en soporte electrónico si contiene las menciones obligatorias y se entrega a cada parte. Elaborada de forma contradictoria a la entrada y a la salida, se adjunta al contrato de alquiler (art. 3-2 de la ley n.º 89-462 de 6 de julio de 1989). En el alquiler amueblado, es obligatorio un inventario del mobiliario (art. 25-5).
El Código de Obligaciones no impone ni acta ni forma particular; sigue siendo la mejor prueba en la devolución, cuando el arrendador debe comprobar el estado de la cosa y señalar inmediatamente los defectos (art. 267a CO). El nuevo inquilino puede pedir ver el acta de la salida anterior (art. 256a CO). En el cantón de Vaud, las Reglas y usos locativos (Règles et usages locatifs, RULV), vigentes desde el 1 de julio de 2026, prevén un acta de entrada y de salida levantada en presencia de ambas partes, que la firman in situ (art. 1 y 36 RULV).
El acta de entrada es obligatoria, detallada y contradictoria, y se hace mientras la vivienda está desocupada o durante el primer mes de ocupación: art. 220 del Código de la Vivienda de Bruselas (registrada con el contrato), art. 27 del decreto valón de 15 de marzo de 2018, art. 9 del Vlaams Woninghuurdecreet. A falta de acuerdo, el juez de paz designa a un perito.
Si se ha previsto una garantía de alquiler, debe firmarse un acta escrita y contradictoria del estado de la vivienda a más tardar el día de la entrada en posesión (art. 5(2) de la ley modificada de 21 de septiembre de 2006). Sin acta, se presume que el inquilino recibió la vivienda en buen estado de reparaciones locativas (art. 1731 del Código Civil).
¿Qué hay que definir antes de comparar programas?
Cuantifique primero sus necesidades, que fijan el peso de cada criterio: volumen de informes, plantilla de campo, tipos de visitas, software de gestión, picos de actividad. Una residencia de estudiantes concentra sus salidas en unas pocas semanas de verano; un administrador de fincas las reparte a lo largo del año.
Los 12 criterios para elegir un software de inspección de viviendas
1. Un modo sin conexión completo
El modo sin conexión permite hacer toda el acta sin internet y sincronizar después cuando vuelve la red. Trasteros, aparcamientos subterráneos, edificios nuevos: a menudo falta la cobertura.
Preguntas para el proveedor:
- ¿Se puede fotografiar, hacer firmar y generar el PDF sin red?
- ¿Qué ocurre con los datos si el dispositivo se apaga antes de la sincronización?
2. El valor jurídico de la firma
Una firma electrónica tiene tanto más peso cuanto mejor identifica el procedimiento al firmante y garantiza la integridad del documento. En la Unión Europea, el reglamento eIDAS (n.º 910/2014) distingue tres niveles: simple, avanzada y cualificada; solo la cualificada tiene el efecto jurídico de una firma manuscrita (art. 25.2), pero a ninguna se le pueden negar efectos por el mero hecho de ser electrónica (art. 25.1). Suiza tiene su propio régimen.
Una firma electrónica equivale a una firma manuscrita si el procedimiento identifica al firmante y garantiza la integridad del documento (art. 1366 y 1367 del Código Civil). La fiabilidad se presume para la firma cualificada (decreto n.º 2017-1416 de 28 de septiembre de 2017).
eIDAS no se aplica. Solo la firma electrónica cualificada con sello de tiempo electrónico cualificado, en el sentido de la ley federal sobre la firma electrónica (SCSE, RS 943.03), se asimila a la firma manuscrita (art. 14, apdo. 2bis, CO). Como el acta no exige la forma escrita, una firma simple o avanzada sigue siendo un medio de prueba que el juez valora libremente.
eIDAS se aplica directamente. El Libro 8 del Código Civil (ley de 13 de abril de 2019) define la firma como un signo trazado a mano, por vía electrónica o por otro procedimiento (art. 8.1, 2°); una firma simple o avanzada vale como firma, pero su fiabilidad puede discutirse ante los tribunales. Los servicios de confianza (archivo, envío certificado y sellado de tiempo electrónicos) se rigen por el título 2 del Libro XII del Código de Derecho Económico; nadie puede ser obligado a realizar un acto jurídico por vía electrónica (art. XII.25).
eIDAS se aplica directamente. La firma puede ser manuscrita o electrónica; la electrónica consiste en un conjunto de datos vinculados de forma indisociable al acto, que garantiza su integridad (art. 1322-1 del Código Civil, ley de 14 de agosto de 2000 relativa al comercio electrónico). El acto electrónico vale como original si presenta garantías fiables de integridad (art. 1322-2).
Preguntas para el proveedor:
- ¿Qué nivel de firma ofrecen y cómo se identifica al firmante?
- ¿Cómo se demuestra que el documento no se ha modificado después de la firma?
3. Fotos con sello de tiempo y vinculadas a la constatación
Una foto solo prueba algo si se sabe cuándo y dónde se hizo, y a qué elemento se refiere.
Preguntas para el proveedor:
- ¿Puede el usuario modificar la hora y la posición?
- ¿Cada foto está vinculada a su línea del informe e integrada en el PDF con buena resolución?
4. Plantillas con su marca, para todos sus informes
Sus documentos deben llevar su logotipo, sus menciones y su estructura. Compruebe también los demás informes: visita previa, la que se hace antes de la salida del inquilino para indicarle las reparaciones que se esperan; inventario del mobiliario, lista contradictoria del mobiliario de un alquiler amueblado; visita técnica del edificio; informe de obras; retenciones de la fianza.
Preguntas para el proveedor:
- ¿Podemos modificar nosotros mismos la estructura, los elementos y la escala de estados?
- ¿Cuántas plantillas están incluidas?
5. La sencillez para los equipos de campo
La mejor prueba: pida a un colaborador que nunca haya visto la herramienta el acta de una vivienda de dos estancias, sin ayuda.
Preguntas para el proveedor:
- ¿Funciona la aplicación en smartphone y tableta, iOS y Android?
- ¿Se pueden dictar las observaciones?
6. El comparativo entre la entrada y la salida
El comparativo pone uno junto a otro el estado de cada elemento a la entrada y a la salida. Fundamenta las retenciones de la fianza, cuya devolución está sujeta a plazos legales, y debe conservarse mientras sea posible una acción judicial.
Fianza devuelta en un mes si la salida es conforme con la entrada, y en dos meses en caso contrario (art. 22 de la ley de 6 de julio de 1989). Las acciones derivadas de un contrato de alquiler prescriben en principio a los tres años (art. 7-1).
Garantía de 3 meses de alquiler como máximo, en una cuenta a nombre del inquilino, liberada con el acuerdo de las partes, mediante una orden de pago no impugnada o por sentencia; si el arrendador no presenta ninguna reclamación judicial o por vía ejecutiva en el año siguiente al fin del contrato, el inquilino puede recuperarla (art. 257e CO). Prescripción: 5 años para los alquileres (art. 128 CO), 10 años como regla general (art. 127 CO).
Garantía liberada por acuerdo escrito de las partes o decisión judicial; en Bruselas, devolución en los dos meses siguientes a la salida para los contratos celebrados desde el 1 de noviembre de 2024 (art. 248 y 249 del Código de la Vivienda de Bruselas); Valonia: art. 62 del decreto de 15 de marzo de 2018; Flandes: art. 37 del Woninghuurdecreet. Prescripción: 5 años para los alquileres (art. 2277 del antiguo Código Civil), 10 años para las acciones personales (art. 2262bis).
Cuando el acta de salida es conforme con la de entrada, salvo el uso y la vetustez normales, y el arrendador no formula ninguna reclamación por alquileres impagados o daños locativos, la mitad de la garantía se devuelve en el mes siguiente a la entrega de las llaves; el resto, una vez deducidas las cantidades debidamente justificadas, a más tardar en el mes siguiente a la recepción de las liquidaciones de gastos o a la aprobación definitiva de las cuentas anuales de la comunidad de propietarios; el retraso se incrementa en un 10 % del alquiler mensual por cada mes iniciado, tras un requerimiento (art. 5(2bis) de la ley modificada de 21 de septiembre de 2006). Prescripción: 5 años para los alquileres (art. 2277 del Código Civil), 30 años como plazo general (art. 2262).
Preguntas para el proveedor:
- ¿La salida recupera automáticamente la estructura y las fotos de la entrada?
- ¿Puede servir de base un acta de entrada hecha en papel o con otra herramienta?
7. El trabajo en equipo y el historial
A partir de dos personas, hay que asignar las visitas, seguir su estado y encontrar cada informe por vivienda, edificio o contacto. Conserve el historial al menos durante el plazo de prescripción de su país (vea el bloque del criterio 6).
Preguntas para el proveedor:
- ¿Qué roles se pueden definir, y en varias agencias?
- ¿Queda registro de cada envío de informe?
8. La integración con su software de gestión
Una API (interfaz de programación de aplicaciones) permite que dos programas intercambien datos sin volver a introducirlos. Viviendas, contactos y contratos llegan a la herramienta de inspección; informes y retenciones salen de ella.
Preguntas para el proveedor:
- ¿Está documentada su API, y existe una integración con nuestro software?
- ¿Quién financia y mantiene el conector?
9. La seguridad de los datos y el RGPD
El proveedor que aloja sus informes es su encargado del tratamiento: un contrato debe regular lo que hace con los datos, en el sentido del artículo 28 del RGPD en la Unión Europea y del artículo 9 de la Ley Federal de Protección de Datos en Suiza. Nuestra checklist RGPD enumera los puntos que hay que controlar en los cuatro países.
Preguntas para el proveedor:
- ¿Pueden facilitar el contrato de encargo del tratamiento y la lista de sus subencargados?
- ¿Se utilizan nuestras fotos para entrenar modelos de IA?
10. El alojamiento, la exportación y la reversibilidad
La reversibilidad es la capacidad de recuperar todos sus datos en un formato aprovechable para cambiar de herramienta sin perder nada. Inclúyala en el contrato, junto con el país de alojamiento.
El encargado del tratamiento devuelve o suprime los datos al final del contrato (art. 28.3.g del RGPD). Un alojamiento fuera del Espacio Económico Europeo exige garantías (capítulo V del RGPD).
La LPD no tiene un equivalente expreso del art. 28.3.g: prevea la devolución en el contrato de encargo del tratamiento (art. 9 LPD). El alojamiento en el extranjero es libre hacia los países que el Consejo Federal considera adecuados, entre ellos todos los Estados de la UE y del EEE (art. 16 LPD y anexo 1 OPDo); en Estados Unidos, solo en una organización certificada según el Swiss-U.S. Data Privacy Framework (desde el 15 de septiembre de 2024). La UE, por su parte, reconoce a Suiza como país adecuado.
Las mismas normas que en Francia (art. 28.3.g y capítulo V del RGPD), bajo el control de la APD.
Las mismas normas que en Francia (art. 28.3.g y capítulo V del RGPD), bajo el control de la CNPD.
Preguntas para el proveedor:
- ¿En qué país se alojan los datos?
- Al final del contrato, ¿en qué plazo, a qué coste y en qué formatos se recuperan los PDF y los datos?
11. El modelo de precios
Predominan tres modelos: por informe (a menudo en créditos), por usuario o por tarifa plana. Calcule el coste anual con su volumen real y su mes de más actividad, opciones incluidas.
Preguntas para el proveedor:
- ¿Qué se factura además del precio anunciado?
- ¿Se trasladan al año siguiente los créditos no consumidos?
12. El acompañamiento y la recuperación del historial
Una herramienta mal lanzada la abandona pronto el equipo de campo. Sus informes antiguos deben seguir siendo consultables y estar vinculados a las viviendas correctas, para comparar las próximas salidas con las entradas pasadas.
Preguntas para el proveedor:
- ¿Quién forma a nuestros equipos, y el soporte responde en el horario de las visitas?
- ¿Recuperan nuestros datos históricos, en qué formato y a qué coste?
Lo que homePad hace por usted
Desde 2013, homePad equipa a más de 3 000 despachos clientes en 4 países europeos, con 2,5 millones de informes generados.
- homePad App: modo sin conexión completo con sincronización, fotos con sello de tiempo y geolocalizadas, firma electrónica certificada, con sello de tiempo y geolocalizada, PDF automático, dictado por voz.
- Plantillas con su marca para actas de entrada y salida, visitas técnicas, inventarios, retenciones de la fianza e informes de obras, ilimitadas y configurables desde el plan Pro.
- homePad Reports: asignación de las visitas, salida duplicada a partir de la entrada, historial por vivienda, edificio y contacto, informe comparativo IA entrada/salida, roles y varias entidades.
- homePad One: API abierta, exportación de los datos, recuperación del historial; el plan Entreprise integra su ERP si su proveedor dispone de una API.
- Planes Starter, Pro y Entreprise, 1 crédito = 1 informe. Vea también la página agentes inmobiliarios.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor software para hacer actas de entrada y salida?
La elección adecuada depende de su volumen, de sus equipos y de su software de gestión. Pondere los doce criterios según sus usos, descarte las herramientas débiles en el modo sin conexión, la firma o la seguridad, y pruebe después a los finalistas en una visita real.
¿Es válida legalmente un acta de entrada y salida hecha en tableta?
Sí, en los cuatro países, si contiene lo que exige la ley y si cada parte recibe un ejemplar. La firma electrónica debe identificar al firmante y garantizar la integridad del documento; solo la firma cualificada equivale de pleno derecho a una firma manuscrita. Las normas de cada país figuran en los bloques del principio del artículo y del criterio 2.
¿Sirve una app gratuita de inspección de viviendas para un profesional?
Pocas veces. Compruebe en una aplicación gratuita los mismos puntos que en una oferta de pago: firma, sello de tiempo de las fotos, modo sin conexión, exportación de los datos y contrato de encargo del tratamiento según el RGPD. Un informe frágil suele costar más que una suscripción desde la primera retención impugnada.
¿Se puede hacer un acta de entrada y salida sin conexión a internet?
Sí, si el software dispone de un modo sin conexión completo. Compruebe que la toma de fotos, la firma y la generación del PDF funcionan sin red, y que los datos se sincronizan automáticamente cuando vuelve la conexión.
¿Cuánto cuesta un software de inspección de viviendas?
El precio depende del modelo: por informe, por usuario o por tarifa plana. Calcule el coste anual con su volumen real y con su mes de más actividad, opciones incluidas (plantillas, planos, integración, formación), antes de comparar las ofertas.
¿Cómo recuperar las actas antiguas al cambiar de software?
Pida al proveedor anterior una exportación completa, en PDF y en datos estructurados: como encargado del tratamiento, debe devolver los datos al final del contrato (obligación del RGPD; en Suiza, debe preverse en el contrato). Pregunte después al nuevo proveedor si los recupera y los vincula a las viviendas correctas, para que sus próximas salidas se comparen con las entradas pasadas.
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