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Choisir un logiciel d'état des lieux : les 12 critères qui comptent
Logiciel d'état des lieux : les 12 critères à comparer, les questions à poser à chaque éditeur et comment tester l'outil avant de signer.
L'équipe homePad
Un bon logiciel d'état des lieux produit un document qui tient en cas de litige, fonctionne dans une cave sans réseau et fait gagner du temps aux équipes de terrain. Pour le choisir, comparez les éditeurs sur douze critères, posez à chacun les mêmes questions et testez l'outil lors d'une vraie visite avant de signer.
Un état des lieux fait sur tablette a la même valeur qu'un document papier s'il contient ce que la loi de votre pays exige et si chaque partie en reçoit un exemplaire. Notre guide de l'état des lieux numérique détaille la méthode. Ce que prévoit la loi en 2026 :
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 admet l'état des lieux sur support électronique s'il comporte les mentions obligatoires et est remis à chaque partie. Établi contradictoirement à l'entrée et à la sortie, il est joint au bail (art. 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). En location meublée, un inventaire du mobilier est obligatoire (art. 25-5).
Le Code des obligations n'impose ni état des lieux ni forme particulière ; il reste la meilleure preuve à la restitution, quand le bailleur doit vérifier l'état de la chose et signaler immédiatement les défauts (art. 267a CO). Le nouveau locataire peut demander à voir le procès-verbal de la sortie précédente (art. 256a CO). Dans le canton de Vaud, les Règles et usages locatifs (RULV), en vigueur depuis le 1er juillet 2026, prévoient un état des lieux d'entrée et de sortie dressé en présence des deux parties, qui le signent sur place (art. 1 et 36 RULV).
L'état des lieux d'entrée est obligatoire, détaillé et contradictoire, fait pendant que les lieux sont inoccupés ou dans le premier mois d'occupation : art. 220 du Code bruxellois du Logement (enregistré avec le bail), art. 27 du décret wallon du 15 mars 2018, art. 9 du Vlaams Woninghuurdecreet. Faute d'accord, le juge de paix désigne un expert.
Si une garantie locative est prévue, un constat écrit et contradictoire des lieux doit être signé au plus tard le jour de l'entrée en jouissance (art. 5(2) de la loi modifiée du 21 septembre 2006). Sans état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu les lieux en bon état de réparations locatives (art. 1731 du Code civil).
Par quoi commencer avant de comparer ?
Chiffrez d'abord vos besoins, qui fixent le poids de chaque critère : volume de rapports, effectif terrain, types de visites, logiciel de gestion, pics d'activité. Une résidence étudiante concentre ses sorties sur quelques semaines d'été ; un administrateur de biens les étale sur l'année.
Les 12 critères pour choisir un logiciel d'état des lieux
1. Un mode hors ligne complet
Le mode hors ligne permet de réaliser tout l'état des lieux sans connexion, puis de synchroniser au retour du réseau. Caves, parkings souterrains, immeubles neufs : le réseau y manque souvent.
Questions à poser à l'éditeur :
- Peut-on photographier, faire signer et générer le PDF sans réseau ?
- Que deviennent les données si l'appareil s'éteint avant la synchronisation ?
2. La valeur juridique de la signature
Une signature électronique a d'autant plus de poids que le procédé identifie le signataire et garantit l'intégrité du document. Dans l'Union européenne, le règlement eIDAS (n° 910/2014) distingue trois niveaux : simple, avancée et qualifiée ; seule la qualifiée a l'effet juridique d'une signature manuscrite (art. 25.2), mais aucune ne peut être écartée au seul motif qu'elle est électronique (art. 25.1). La Suisse a son propre régime.
Une signature électronique vaut une signature manuscrite si le procédé identifie le signataire et garantit l'intégrité du document (art. 1366 et 1367 du Code civil). La fiabilité est présumée pour la signature qualifiée (décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017).
eIDAS ne s'applique pas. Seule la signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié, au sens de la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE, RS 943.03), est assimilée à la signature manuscrite (art. 14 al. 2bis CO). Comme l'état des lieux n'exige pas la forme écrite, une signature simple ou avancée reste un moyen de preuve apprécié librement par le juge.
eIDAS s'applique directement. Le Livre 8 du Code civil (loi du 13 avril 2019) définit la signature comme un signe tracé à la main, par voie électronique ou par un autre procédé (art. 8.1, 2°) ; une signature simple ou avancée vaut signature, mais sa fiabilité peut être discutée en justice. Les services de confiance (archivage, envoi recommandé et horodatage électroniques) relèvent du titre 2 du Livre XII du Code de droit économique ; nul ne peut être contraint de poser un acte juridique par voie électronique (art. XII.25).
eIDAS s'applique directement. La signature peut être manuscrite ou électronique ; l'électronique consiste en un ensemble de données liées de façon indissociable à l'acte, qui en garantit l'intégrité (art. 1322-1 du Code civil, loi du 14 août 2000 relative au commerce électronique). L'acte électronique vaut original s'il présente des garanties fiables d'intégrité (art. 1322-2).
Questions à poser à l'éditeur :
- Quel niveau de signature proposez-vous, et comment le signataire est-il identifié ?
- Comment prouve-t-on que le document n'a pas été modifié après signature ?
3. Des photos horodatées et rattachées au constat
Une photo ne prouve quelque chose que si l'on sait quand et où elle a été prise, et à quel élément elle se rapporte.
Questions à poser à l'éditeur :
- L'heure et la position peuvent-elles être modifiées par l'utilisateur ?
- Chaque photo est-elle liée à sa ligne du rapport et intégrée au PDF en bonne résolution ?
4. Des modèles à votre marque, pour tous vos rapports
Vos documents doivent porter votre logo, vos mentions et votre trame. Vérifiez aussi les autres rapports : pré-état des lieux, visite faite avant le départ du locataire pour lui signaler les remises en état attendues ; inventaire mobilier, liste contradictoire du mobilier d'une location meublée ; visite technique d'immeuble ; rapport de travaux ; retenues locatives.
Questions à poser à l'éditeur :
- Pouvons-nous modifier seuls la trame, les éléments et l'échelle d'états ?
- Combien de modèles sont inclus ?
5. La simplicité pour les équipes de terrain
Le meilleur test : demandez à un collaborateur qui n'a jamais vu l'outil un état des lieux de deux pièces, sans aide.
Questions à poser à l'éditeur :
- L'application fonctionne-t-elle sur smartphone et tablette, iOS et Android ?
- Peut-on dicter les observations ?
6. Le comparatif entre l'entrée et la sortie
Le comparatif met côte à côte l'état de chaque élément à l'entrée et à la sortie. Il fonde les retenues sur le dépôt de garantie, dont la restitution obéit à des délais légaux, et il doit être conservé aussi longtemps qu'une action reste possible.
Dépôt de garantie restitué sous un mois si la sortie est conforme à l'entrée, deux mois sinon (art. 22 de la loi du 6 juillet 1989). Les actions dérivant d'un bail se prescrivent en principe par trois ans (art. 7-1).
Garantie de 3 mois de loyer au plus, sur un compte au nom du locataire, libérée avec l'accord des parties, sur commandement de payer non frappé d'opposition ou sur jugement ; sans prétention du bailleur en justice ou par poursuite dans l'année qui suit la fin du bail, le locataire peut la récupérer (art. 257e CO). Prescription : 5 ans pour les loyers (art. 128 CO), 10 ans en règle générale (art. 127 CO).
Garantie libérée par accord écrit des parties ou décision de justice ; à Bruxelles, restitution dans les deux mois du départ pour les baux conclus depuis le 1er novembre 2024 (art. 248 et 249 du Code bruxellois du Logement) ; Wallonie : art. 62 du décret du 15 mars 2018 ; Flandre : art. 37 du Woninghuurdecreet. Prescription : 5 ans pour les loyers (art. 2277 de l'ancien Code civil), 10 ans pour les actions personnelles (art. 2262bis).
Lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, sous réserve de l’usure et de la vétusté normales, et que le bailleur ne formule aucune revendication pour des loyers impayés ou des dégâts locatifs, la moitié de la garantie est restituée dans le mois suivant la remise des clés ; le solde, après déduction des sommes dûment justifiées, au plus tard dans le mois suivant la réception des décomptes de charges ou l’approbation définitive des comptes annuels de copropriété ; retard majoré de 10 % du loyer mensuel par mois commencé, après mise en demeure (art. 5(2bis) de la loi modifiée du 21 septembre 2006). Prescription : 5 ans pour les loyers (art. 2277 du Code civil), 30 ans de droit commun (art. 2262).
Questions à poser à l'éditeur :
- La sortie reprend-elle automatiquement la trame et les photos de l'entrée ?
- Une entrée faite sur papier ou ailleurs peut-elle servir de base ?
7. Le travail en équipe et l'historique
Dès deux personnes, il faut attribuer les visites, suivre leur statut et retrouver chaque rapport par lot, immeuble ou contact. Gardez l'historique au moins pendant le délai de prescription de votre pays (voir le bloc du critère 6).
Questions à poser à l'éditeur :
- Quels rôles peut-on définir, et sur plusieurs agences ?
- Garde-t-on la trace de chaque envoi de rapport ?
8. L'intégration avec votre logiciel de gestion
Une API (interface de programmation) permet à deux logiciels d'échanger des données sans ressaisie. Lots, contacts et baux arrivent dans l'outil d'état des lieux ; rapports et retenues en repartent.
Questions à poser à l'éditeur :
- Votre API est-elle documentée, et existe-t-il une intégration avec notre logiciel ?
- Qui finance et maintient le connecteur ?
9. La sécurité des données et le RGPD
L'éditeur qui héberge vos rapports est votre sous-traitant : un contrat doit encadrer ce qu'il fait des données, au sens de l'article 28 du RGPD dans l'Union européenne, et de l'article 9 de la loi fédérale sur la protection des données en Suisse. Notre checklist RGPD liste les points à contrôler pour les quatre pays.
Questions à poser à l'éditeur :
- Pouvez-vous fournir le contrat de sous-traitance et la liste de vos sous-traitants ?
- Nos photos servent-elles à entraîner des modèles d'IA ?
10. L'hébergement, l'export et la réversibilité
La réversibilité est la capacité à récupérer toutes vos données dans un format exploitable pour changer d'outil sans rien perdre. Écrivez-la dans le contrat, avec le pays d'hébergement.
Le sous-traitant restitue ou supprime les données en fin de contrat (art. 28.3.g du RGPD). Un hébergement hors de l'Espace économique européen exige des garanties (chapitre V du RGPD).
La LPD n'a pas d'équivalent exprès à l'art. 28.3.g : prévoyez la restitution dans le contrat de sous-traitance (art. 9 LPD). Un hébergement à l'étranger est libre vers les pays jugés adéquats par le Conseil fédéral, dont tous les États de l'UE et de l'EEE (art. 16 LPD et annexe 1 OPDo) ; aux États-Unis, seulement chez une organisation certifiée Swiss-U.S. Data Privacy Framework (depuis le 15 septembre 2024). L'UE reconnaît de son côté la Suisse comme pays adéquat.
Mêmes règles qu'en France (art. 28.3.g et chapitre V du RGPD), sous le contrôle de l'APD.
Mêmes règles qu'en France (art. 28.3.g et chapitre V du RGPD), sous le contrôle de la CNPD.
Questions à poser à l'éditeur :
- Dans quel pays les données sont-elles hébergées ?
- En fin de contrat, sous quel délai, à quel coût et dans quels formats récupère-t-on PDF et données ?
11. Le modèle de prix
Trois modèles dominent : au rapport (souvent en crédits), à l'utilisateur ou au forfait. Calculez le coût annuel sur votre volume réel et votre mois le plus chargé, options comprises.
Questions à poser à l'éditeur :
- Qu'est-ce qui est facturé en plus du prix affiché ?
- Les crédits non consommés sont-ils reportés ?
12. L'accompagnement et la reprise de l'historique
Un outil mal lancé est vite abandonné par le terrain. Vos anciens rapports doivent rester consultables et rattachés aux bons lots, pour comparer les prochaines sorties aux entrées passées.
Questions à poser à l'éditeur :
- Qui forme nos équipes, et le support répond-il aux heures de visite ?
- Reprenez-vous nos données historiques, dans quel format et à quel coût ?
Ce que homePad fait pour vous
Depuis 2013, homePad équipe plus de 3 000 cabinets clients dans 4 pays européens, avec 2,5 millions de rapports générés.
- homePad App : mode hors ligne complet avec synchronisation, photos horodatées et géolocalisées, signature électronique certifiée, horodatée et géolocalisée, PDF automatique, dictée vocale.
- Modèles à votre marque pour états des lieux, visites techniques, inventaires, retenues locatives et rapports de travaux, illimités et paramétrables dès l'offre Pro.
- homePad Reports : attribution des visites, sortie dupliquée depuis l'entrée, historique par lot, immeuble et contact, rapport comparatif IA entrée/sortie, rôles et plusieurs entités.
- homePad One : API ouverte, export des données, reprise de l'historique ; l'offre Entreprise intègre votre ERP si son éditeur dispose d'une API.
- Offres Starter, Pro et Entreprise, 1 crédit = 1 rapport. Voir aussi la page agents immobiliers.
Questions fréquentes
Quel est le meilleur logiciel d'état des lieux ?
Le bon choix dépend de votre volume, de vos équipes et de votre logiciel de gestion. Pondérez les douze critères selon vos usages, écartez les outils faibles sur le hors ligne, la signature ou la sécurité, puis testez les finalistes lors d'une vraie visite.
Un état des lieux fait sur tablette a-t-il une valeur légale ?
Oui, dans les quatre pays, s'il contient ce que la loi exige et si chaque partie en reçoit un exemplaire. La signature électronique doit identifier le signataire et garantir l'intégrité du document ; seule la signature qualifiée équivaut d'office à une signature manuscrite. Les règles de chaque pays figurent dans les blocs du début d'article et du critère 2.
Une application d'état des lieux gratuite suffit-elle pour un professionnel ?
Rarement. Vérifiez sur une application gratuite les mêmes points que sur une offre payante : signature, horodatage des photos, hors ligne, export des données et contrat de sous-traitance RGPD. Un rapport fragile coûte souvent plus cher qu'un abonnement dès la première retenue contestée.
Peut-on faire un état des lieux sans connexion internet ?
Oui, si le logiciel dispose d'un mode hors ligne complet. Vérifiez que la prise de photos, la signature et la génération du PDF fonctionnent sans réseau, et que les données se synchronisent automatiquement au retour de la connexion.
Combien coûte un logiciel d'état des lieux ?
Le prix dépend du modèle : au rapport, à l'utilisateur ou au forfait. Calculez le coût annuel sur votre volume réel et sur votre mois le plus chargé, options comprises (modèles, plans, intégration, formation), avant de comparer les offres.
Comment récupérer ses anciens états des lieux en changeant de logiciel ?
Demandez à l'ancien éditeur un export complet, PDF et données structurées : en tant que sous-traitant, il doit restituer les données en fin de contrat (obligation du RGPD ; en Suisse, à prévoir dans le contrat). Demandez ensuite au nouvel éditeur s'il les reprend et les rattache aux bons lots, pour que vos prochaines sorties se comparent aux entrées passées.
- application état des lieux
- comparatif logiciel état des lieux
- état des lieux sur tablette
- signature électronique état des lieux