Gids13 min leestijd
Software voor plaatsbeschrijvingen kiezen: de 12 criteria die tellen
Software voor plaatsbeschrijvingen: de 12 criteria om te vergelijken, de vragen voor elke leverancier en hoe u de tool test voor u tekent.
Het homePad-team
Goede software voor plaatsbeschrijvingen levert een document op dat standhoudt bij een geschil, werkt in een kelder zonder netwerk en laat de terreinteams tijd winnen. Om ze te kiezen, vergelijkt u de leveranciers op twaalf criteria, stelt u iedereen dezelfde vragen en test u de tool tijdens een echt bezoek voordat u tekent.
Een plaatsbeschrijving op tablet heeft dezelfde waarde als een papieren document als ze bevat wat de wet van uw land eist en als elke partij een exemplaar ontvangt. Onze gids over de digitale plaatsbeschrijving beschrijft de methode. Wat de wet in 2026 bepaalt:
Decreet nr. 2016-382 van 30 maart 2016 laat de plaatsbeschrijving op elektronische drager toe als ze de verplichte vermeldingen bevat en aan elke partij wordt overhandigd. Ze wordt op tegenspraak opgesteld bij de intrede en bij de uittrede en bij de huurovereenkomst gevoegd (art. 3-2 van wet nr. 89-462 van 6 juli 1989). Bij gemeubelde verhuur is een inventaris van het meubilair verplicht (art. 25-5).
Het Zwitsers Wetboek van Obligaties (CO) legt geen plaatsbeschrijving en geen bijzondere vorm op; ze blijft het beste bewijs bij de teruggave, wanneer de verhuurder de staat van het goed moet controleren en de gebreken onmiddellijk moet melden (art. 267a CO). De nieuwe huurder kan vragen om het proces-verbaal van de vorige uittrede in te kijken (art. 256a CO). In het kanton Vaud voorzien de Règles et usages locatifs (RULV), van kracht sinds 1 juli 2026, in een plaatsbeschrijving bij intrede en bij uittrede die in aanwezigheid van beide partijen wordt opgemaakt en die zij ter plaatse ondertekenen (art. 1 en 36 RULV).
De plaatsbeschrijving bij intrede is verplicht, gedetailleerd en op tegenspraak, en wordt opgesteld terwijl de woning onbewoond is of tijdens de eerste maand van de bewoning: art. 220 van de Brusselse Huisvestingscode (geregistreerd samen met de huurovereenkomst), art. 27 van het Waals decreet van 15 maart 2018, art. 9 van het Vlaams Woninghuurdecreet. Bij gebrek aan akkoord wijst de vrederechter een deskundige aan.
Als een huurwaarborg is voorzien, moet een schriftelijke plaatsbeschrijving op tegenspraak worden ondertekend, uiterlijk op de dag van de ingenottreding (art. 5(2) van de gewijzigde wet van 21 september 2006). Zonder plaatsbeschrijving wordt de huurder vermoed het goed in goede staat van huurherstellingen te hebben ontvangen (art. 1731 van het Burgerlijk Wetboek).
Waarmee begint u voordat u software vergelijkt?
Breng eerst uw behoeften in cijfers in kaart, want die bepalen het gewicht van elk criterium: volume aan rapporten, aantal terreinmedewerkers, soorten bezoeken, beheersoftware, activiteitspieken. Een studentenresidentie concentreert haar uittredes op enkele zomerweken; een vastgoedbeheerder spreidt ze over het jaar.
De 12 criteria om software voor plaatsbeschrijvingen te kiezen
1. Een volledige offlinemodus
Met de offlinemodus voert u de hele plaatsbeschrijving uit zonder verbinding en synchroniseert u zodra het netwerk terug is. Kelders, ondergrondse parkings, nieuwbouw: daar ontbreekt vaak netwerk.
Vragen aan de leverancier:
- Kunnen we zonder netwerk fotograferen, laten ondertekenen en de PDF genereren?
- Wat gebeurt er met de gegevens als het toestel uitvalt vóór de synchronisatie?
2. De juridische waarde van de handtekening
Een elektronische handtekening weegt zwaarder naarmate het procedé de ondertekenaar identificeert en de integriteit van het document garandeert. In de Europese Unie onderscheidt de eIDAS-verordening (nr. 910/2014) drie niveaus: gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd; alleen de gekwalificeerde handtekening heeft het rechtsgevolg van een handgeschreven handtekening (art. 25.2), maar geen enkele mag worden geweigerd alleen omdat ze elektronisch is (art. 25.1). Zwitserland heeft een eigen regeling.
Een elektronische handtekening staat gelijk met een handgeschreven handtekening als het procedé de ondertekenaar identificeert en de integriteit van het document garandeert (art. 1366 en 1367 van het Burgerlijk Wetboek). De betrouwbaarheid wordt vermoed voor de gekwalificeerde handtekening (decreet nr. 2017-1416 van 28 september 2017).
eIDAS is niet van toepassing. Alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening met gekwalificeerde elektronische tijdstempel, in de zin van de federale wet op de elektronische handtekening (SCSE, RS 943.03), staat gelijk met de handgeschreven handtekening (art. 14 lid 2bis CO). Omdat de plaatsbeschrijving geen schriftelijke vorm vereist, blijft een gewone of geavanceerde handtekening een bewijsmiddel dat de rechter vrij beoordeelt.
eIDAS is rechtstreeks van toepassing. Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek (wet van 13 april 2019) definieert de handtekening als een teken dat met de hand, langs elektronische weg of via een ander procedé is aangebracht (art. 8.1, 2°); een gewone of geavanceerde handtekening geldt als handtekening, maar de betrouwbaarheid ervan kan voor de rechter worden betwist. De vertrouwensdiensten (elektronische archivering, aangetekende zending en tijdstempel) vallen onder titel 2 van Boek XII van het Wetboek van economisch recht; niemand kan worden verplicht een rechtshandeling langs elektronische weg te stellen (art. XII.25).
eIDAS is rechtstreeks van toepassing. De handtekening kan handgeschreven of elektronisch zijn; de elektronische handtekening bestaat uit een geheel van gegevens dat onlosmakelijk met de akte verbonden is en de integriteit ervan garandeert (art. 1322-1 van het Burgerlijk Wetboek, wet van 14 augustus 2000 betreffende de elektronische handel). De elektronische akte geldt als origineel als ze betrouwbare garanties van integriteit biedt (art. 1322-2).
Vragen aan de leverancier:
- Welk niveau van handtekening biedt u aan, en hoe wordt de ondertekenaar geïdentificeerd?
- Hoe bewijzen we dat het document na de ondertekening niet is gewijzigd?
3. Foto's met tijdstempel, gekoppeld aan de vaststelling
Een foto bewijst alleen iets als men weet wanneer en waar ze genomen is, en op welk element ze betrekking heeft.
Vragen aan de leverancier:
- Kan de gebruiker het tijdstip en de locatie wijzigen?
- Is elke foto gekoppeld aan haar regel in het rapport en in goede resolutie in de PDF opgenomen?
4. Sjablonen in uw huisstijl, voor al uw rapporten
Uw documenten moeten uw logo, uw vermeldingen en uw structuur dragen. Controleer ook de andere rapporten: het voorbezoek, een bezoek vóór het vertrek van de huurder om hem te tonen welke herstellingen worden verwacht; de inventaris van het meubilair, een lijst op tegenspraak van het meubilair van een gemeubelde woning; het technisch gebouwbezoek; het werkrapport; de inhoudingen op de huurwaarborg.
Vragen aan de leverancier:
- Kunnen we de structuur, de elementen en de schaal voor de staat zelf aanpassen?
- Hoeveel sjablonen zijn inbegrepen?
5. Eenvoud voor de terreinteams
De beste test: vraag een medewerker die de tool nog nooit heeft gezien om zonder hulp een plaatsbeschrijving van een woning met twee ruimtes te maken.
Vragen aan de leverancier:
- Werkt de app op smartphone en tablet, iOS en Android?
- Kunnen we de opmerkingen dicteren?
6. De vergelijking tussen intrede en uittrede
De vergelijking zet de staat van elk element bij de intrede en bij de uittrede naast elkaar. Ze vormt de basis voor de inhoudingen op de huurwaarborg, waarvan de teruggave aan wettelijke termijnen gebonden is, en ze moet worden bewaard zolang een vordering mogelijk blijft.
Huurwaarborg teruggegeven binnen één maand als de uittrede overeenstemt met de intrede, anders binnen twee maanden (art. 22 van de wet van 6 juli 1989). Vorderingen die uit een huurovereenkomst voortvloeien, verjaren in principe na drie jaar (art. 7-1).
Waarborg van ten hoogste 3 maanden huur, op een rekening op naam van de huurder, vrijgegeven met het akkoord van de partijen, op grond van een betalingsbevel waartegen geen verzet is aangetekend, of op grond van een vonnis; als de verhuurder binnen het jaar na het einde van de huur geen vordering in rechte of via vervolging heeft ingesteld, kan de huurder ze terugkrijgen (art. 257e CO). Verjaring: 5 jaar voor huurgelden (art. 128 CO), 10 jaar als algemene regel (art. 127 CO).
Huurwaarborg vrijgegeven met een schriftelijk akkoord van de partijen of een gerechtelijke beslissing; in Brussel teruggegeven binnen de twee maanden na het vertrek voor huurovereenkomsten die sinds 1 november 2024 zijn gesloten (art. 248 en 249 van de Brusselse Huisvestingscode); Wallonië: art. 62 van het decreet van 15 maart 2018; Vlaanderen: art. 37 van het Woninghuurdecreet. Verjaring: 5 jaar voor huurgelden (art. 2277 van het oud Burgerlijk Wetboek), 10 jaar voor persoonlijke vorderingen (art. 2262bis).
Wanneer de plaatsbeschrijving bij uittrede overeenstemt met die bij intrede, onder voorbehoud van normale slijtage en ouderdomsslijtage, en de verhuurder geen aanspraak maakt op onbetaalde huur of huurschade, wordt de helft van de waarborg teruggegeven binnen de maand na de teruggave van de sleutels; het saldo, na aftrek van de naar behoren verantwoorde bedragen, uiterlijk binnen de maand na de ontvangst van de afrekening van de lasten of de definitieve goedkeuring van de jaarrekening van de mede-eigendom; een vertraging wordt na ingebrekestelling verhoogd met 10 % van de maandhuur per begonnen maand (art. 5(2bis) van de gewijzigde wet van 21 september 2006). Verjaring: 5 jaar voor huurgelden (art. 2277 van het Burgerlijk Wetboek), 30 jaar volgens het gemeen recht (art. 2262).
Vragen aan de leverancier:
- Neemt de uittrede automatisch de structuur en de foto's van de intrede over?
- Kan een intrede die op papier of elders is gemaakt als basis dienen?
7. Werken in team en de historiek
Vanaf twee personen moet u bezoeken toewijzen, hun status opvolgen en elk rapport per woning, gebouw of contact terugvinden. Bewaar de historiek minstens zolang de verjaringstermijn van uw land loopt (zie het blok bij criterium 6).
Vragen aan de leverancier:
- Welke rollen kunnen we instellen, en over meerdere kantoren heen?
- Wordt elke verzending van een rapport bijgehouden?
8. De integratie met uw beheersoftware
Een API (programmeerinterface) laat twee softwarepakketten gegevens uitwisselen zonder dubbele invoer. Woningen, contacten en huurovereenkomsten komen in de tool voor plaatsbeschrijvingen binnen; rapporten en inhoudingen gaan er weer uit.
Vragen aan de leverancier:
- Is uw API gedocumenteerd, en bestaat er een integratie met onze software?
- Wie financiert en onderhoudt de connector?
9. Gegevensbeveiliging en de GDPR
De leverancier die uw rapporten host, is uw verwerker: een overeenkomst moet regelen wat hij met de gegevens doet, in de zin van artikel 28 van de GDPR in de Europese Unie en van artikel 9 van de federale wet betreffende gegevensbescherming in Zwitserland. Onze GDPR-checklist somt de punten op die u voor de vier landen moet controleren.
Vragen aan de leverancier:
- Kunt u de verwerkersovereenkomst en de lijst van uw subverwerkers bezorgen?
- Worden onze foto's gebruikt om AI-modellen te trainen?
10. Hosting, export en omkeerbaarheid
Omkeerbaarheid is de mogelijkheid om al uw gegevens in een bruikbaar formaat terug te krijgen, zodat u zonder verlies van tool kunt veranderen. Leg ze vast in het contract, samen met het land van hosting.
De verwerker geeft de gegevens aan het einde van het contract terug of wist ze (art. 28.3.g van de GDPR). Hosting buiten de Europese Economische Ruimte vereist waarborgen (hoofdstuk V van de GDPR).
De LPD heeft geen uitdrukkelijk equivalent van art. 28.3.g: voorzie de teruggave in de verwerkersovereenkomst (art. 9 LPD). Hosting in het buitenland is vrij naar landen die de Bondsraad als adequaat beschouwt, waaronder alle lidstaten van de EU en de EER (art. 16 LPD en bijlage 1 OPDo); in de Verenigde Staten alleen bij een organisatie die gecertificeerd is volgens het Swiss-U.S. Data Privacy Framework (sinds 15 september 2024). De EU erkent op haar beurt Zwitserland als adequaat land.
Dezelfde regels als in Frankrijk (art. 28.3.g en hoofdstuk V van de GDPR), onder toezicht van de GBA.
Dezelfde regels als in Frankrijk (art. 28.3.g en hoofdstuk V van de GDPR), onder toezicht van de CNPD.
Vragen aan de leverancier:
- In welk land worden de gegevens gehost?
- Binnen welke termijn, tegen welke kostprijs en in welke formaten krijgen we aan het einde van het contract de PDF's en de gegevens terug?
11. Het prijsmodel
Drie modellen overheersen: per rapport (vaak in credits), per gebruiker of forfaitair. Bereken de jaarlijkse kostprijs op basis van uw werkelijke volume en uw drukste maand, opties inbegrepen.
Vragen aan de leverancier:
- Wat wordt er bovenop de aangekondigde prijs gefactureerd?
- Worden niet-gebruikte credits overgedragen?
12. Begeleiding en overname van de historiek
Een tool die slecht wordt opgestart, wordt op het terrein snel opzijgeschoven. Uw oude rapporten moeten raadpleegbaar blijven en aan de juiste woningen gekoppeld zijn, om de volgende uittredes met de vroegere intredes te kunnen vergelijken.
Vragen aan de leverancier:
- Wie leidt onze teams op, en is de support bereikbaar tijdens de uren waarop we bezoeken doen?
- Neemt u onze historische gegevens over, in welk formaat en tegen welke kostprijs?
Wat homePad voor u doet
Sinds 2013 ondersteunt homePad meer dan 3 000 klantkantoren in 4 Europese landen, met 2,5 miljoen gegenereerde rapporten.
- homePad App: volledige offlinemodus met synchronisatie, foto's met tijdstempel en geolocatie, gecertificeerde elektronische handtekening met tijdstempel en geolocatie, automatische PDF, dicteren met de stem.
- Sjablonen in uw huisstijl voor plaatsbeschrijvingen, technische bezoeken, inventarissen, inhoudingen op de huurwaarborg en werkrapporten, onbeperkt en aanpasbaar vanaf de Pro-formule.
- homePad Reports: toewijzing van de bezoeken, uittrede gedupliceerd van de intrede, historiek per woning, gebouw en contact, AI-vergelijkingsrapport intrede / uittrede, rollen en meerdere entiteiten.
- homePad One: open API, gegevensexport, overname van de historiek; de Entreprise-formule integreert uw ERP als de leverancier ervan een API heeft.
- Starter-, Pro- en Entreprise-formules, 1 credit = 1 rapport. Zie ook de pagina vastgoedmakelaars.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste software voor plaatsbeschrijvingen?
De juiste keuze hangt af van uw volume, uw teams en uw beheersoftware. Weeg de twaalf criteria af volgens uw gebruik, sluit de tools uit die zwak scoren op offline werken, de handtekening of de beveiliging, en test de finalisten tijdens een echt bezoek.
Is een plaatsbeschrijving op tablet wettelijk geldig?
Ja, in de vier landen, als ze bevat wat de wet eist en als elke partij een exemplaar ontvangt. De elektronische handtekening moet de ondertekenaar identificeren en de integriteit van het document garanderen; alleen de gekwalificeerde handtekening staat automatisch gelijk met een handgeschreven handtekening. De regels van elk land staan in de blokken aan het begin van het artikel en bij criterium 2.
Volstaat een gratis app voor plaatsbeschrijvingen voor een professional?
Zelden. Controleer bij een gratis app dezelfde punten als bij een betalend aanbod: handtekening, tijdstempel van de foto's, offline werken, export van de gegevens en GDPR-verwerkersovereenkomst. Een zwak rapport kost vaak meer dan een abonnement, al bij de eerste betwiste inhouding.
Kan je een plaatsbeschrijving maken zonder internetverbinding?
Ja, als de software een volledige offlinemodus heeft. Controleer dat het nemen van foto's, de handtekening en het genereren van de PDF zonder netwerk werken, en dat de gegevens automatisch worden gesynchroniseerd zodra de verbinding terug is.
Hoeveel kost software voor plaatsbeschrijvingen?
De prijs hangt af van het model: per rapport, per gebruiker of forfaitair. Bereken de jaarlijkse kostprijs op basis van uw werkelijke volume en uw drukste maand, opties inbegrepen (sjablonen, plannen, integratie, opleiding), voordat u de aanbiedingen vergelijkt.
Hoe krijg je je oude plaatsbeschrijvingen terug als je van software verandert?
Vraag de vorige leverancier om een volledige export, PDF's en gestructureerde gegevens: als verwerker moet hij de gegevens aan het einde van het contract teruggeven (een verplichting van de GDPR; in Zwitserland te voorzien in het contract). Vraag daarna aan de nieuwe leverancier of hij ze overneemt en aan de juiste woningen koppelt, zodat uw volgende uittredes met de vroegere intredes vergeleken kunnen worden.
- software plaatsbeschrijving
- plaatsbeschrijving app
- elektronische handtekening
- offline plaatsbeschrijving