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Software für Wohnungsübergaben wählen: die 12 Kriterien, die zählen
Software für Wohnungsübergaben: die 12 Kriterien im Vergleich, die Fragen an jeden Anbieter und wie Sie das Tool vor der Unterschrift testen.
Das homePad-Team
Eine gute Software für Wohnungsübergaben liefert ein Übergabeprotokoll, das im Streitfall standhält, funktioniert in einem Keller ohne Netz und spart den Teams im Aussendienst Zeit. Um sie auszuwählen, vergleichen Sie die Anbieter anhand von zwölf Kriterien, stellen jedem dieselben Fragen und testen das Tool bei einer echten Begehung, bevor Sie unterschreiben.
Ein auf dem Tablet erstelltes Übergabeprotokoll hat denselben Wert wie ein Papierdokument, wenn es enthält, was das Gesetz Ihres Landes verlangt, und wenn jede Partei ein Exemplar erhält. Unser Leitfaden zum digitalen Übergabeprotokoll erläutert die Methode. Was das Gesetz im Jahr 2026 vorsieht:
Das Dekret Nr. 2016-382 vom 30. März 2016 lässt das Übergabeprotokoll in elektronischer Form zu, wenn es die Pflichtangaben enthält und jeder Partei ausgehändigt wird. Es wird bei Einzug und Auszug gemeinsam erstellt und dem Mietvertrag beigefügt (Art. 3-2 des Gesetzes Nr. 89-462 vom 6. Juli 1989). Bei möblierter Vermietung ist ein Möblierungsinventar Pflicht (Art. 25-5).
Das Obligationenrecht schreibt weder ein Übergabeprotokoll noch eine bestimmte Form vor; es bleibt aber der beste Beweis bei der Rückgabe, wenn der Vermieter den Zustand der Sache prüfen und Mängel sofort melden muss (Art. 267a OR). Der neue Mieter kann verlangen, das Rückgabeprotokoll des Vormieters einzusehen (Art. 256a OR). Im Kanton Waadt sehen die «Règles et usages locatifs» (RULV), in Kraft seit dem 1. Juli 2026, ein Ein- und Auszugsprotokoll vor, das in Anwesenheit beider Parteien erstellt und von ihnen vor Ort unterzeichnet wird (Art. 1 und 36 RULV).
Das Einzugsprotokoll ist obligatorisch, detailliert und gemeinsam erstellt, solange die Räume leer stehen oder im ersten Monat der Nutzung: Art. 220 des Brüsseler Wohngesetzbuches (mit dem Mietvertrag registriert), Art. 27 des wallonischen Dekrets vom 15. März 2018, Art. 9 des Vlaams Woninghuurdecreet. Kommt keine Einigung zustande, bestimmt der Friedensrichter einen Sachverständigen.
Ist eine Mietkaution vorgesehen, muss spätestens am Tag der Übergabe ein schriftliches, gemeinsam erstelltes Übergabeprotokoll unterzeichnet werden (Art. 5(2) des geänderten Gesetzes vom 21. September 2006). Ohne Übergabeprotokoll wird vermutet, dass der Mieter die Räume in gutem Zustand hinsichtlich der Mieterreparaturen erhalten hat (Art. 1731 des Code civil).
Womit beginnen, bevor Sie Software für Wohnungsübergaben vergleichen?
Beziffern Sie zuerst Ihren Bedarf, denn er bestimmt das Gewicht jedes Kriteriums: Anzahl Berichte, Personal im Aussendienst, Arten von Begehungen, Verwaltungssoftware, Spitzenzeiten. Ein Studentenwohnheim ballt seine Auszüge auf wenige Sommerwochen; ein Immobilienbewirtschafter verteilt sie über das ganze Jahr.
Die 12 Kriterien für die Wahl einer Software für Wohnungsübergaben
1. Ein vollständiger Offline-Modus
Der Offline-Modus ermöglicht es, das ganze Übergabeprotokoll ohne Verbindung zu erstellen und zu synchronisieren, sobald das Netz wieder da ist. Keller, Tiefgaragen, Neubauten: Dort fehlt oft der Empfang.
Fragen an den Anbieter:
- Kann man ohne Netz fotografieren, unterschreiben lassen und das PDF erzeugen?
- Was geschieht mit den Daten, wenn sich das Gerät vor der Synchronisierung ausschaltet?
2. Der rechtliche Wert der Signatur
Eine elektronische Signatur hat umso mehr Gewicht, je besser das Verfahren die unterzeichnende Person identifiziert und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellt. In der Europäischen Union unterscheidet die eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014) drei Stufen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert; nur die qualifizierte hat die Rechtswirkung einer handschriftlichen Unterschrift (Art. 25.2), doch keiner darf die Rechtswirkung allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist (Art. 25.1). Die Schweiz hat ihre eigene Regelung.
Eine elektronische Signatur ist einer handschriftlichen gleichwertig, wenn das Verfahren die unterzeichnende Person identifiziert und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellt (Art. 1366 und 1367 des Code civil). Bei der qualifizierten Signatur wird die Zuverlässigkeit vermutet (Dekret Nr. 2017-1416 vom 28. September 2017).
eIDAS gilt nicht. Nur die qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem elektronischem Zeitstempel im Sinne des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03) ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR). Da das Übergabeprotokoll keine Schriftform verlangt, bleibt eine einfache oder fortgeschrittene Signatur ein Beweismittel, das der Richter frei würdigt.
eIDAS gilt unmittelbar. Buch 8 des Zivilgesetzbuches (Gesetz vom 13. April 2019) definiert die Unterschrift als ein von Hand, auf elektronischem Weg oder durch ein anderes Verfahren angebrachtes Zeichen (Art. 8.1, 2°); eine einfache oder fortgeschrittene Signatur gilt als Unterschrift, ihre Zuverlässigkeit kann vor Gericht aber bestritten werden. Die Vertrauensdienste (elektronische Archivierung, elektronische Einschreiben und Zeitstempel) regelt Titel 2 von Buch XII des Wirtschaftsgesetzbuches; niemand kann gezwungen werden, ein Rechtsgeschäft auf elektronischem Weg vorzunehmen (Art. XII.25).
eIDAS gilt unmittelbar. Die Unterschrift kann handschriftlich oder elektronisch sein; die elektronische besteht aus Daten, die untrennbar mit dem Dokument verbunden sind und seine Unversehrtheit sicherstellen (Art. 1322-1 des Code civil, Gesetz vom 14. August 2000 über den elektronischen Handel). Das elektronische Dokument gilt als Original, wenn es verlässliche Garantien für seine Unversehrtheit bietet (Art. 1322-2).
Fragen an den Anbieter:
- Welche Signaturstufe bieten Sie an, und wie wird die unterzeichnende Person identifiziert?
- Wie lässt sich beweisen, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde?
3. Fotos mit Zeitstempel, der Feststellung zugeordnet
Ein Foto beweist nur dann etwas, wenn bekannt ist, wann und wo es aufgenommen wurde und auf welches Element es sich bezieht.
Fragen an den Anbieter:
- Können Uhrzeit und Standort von der nutzenden Person geändert werden?
- Ist jedes Foto mit seiner Zeile im Bericht verknüpft und in guter Auflösung ins PDF eingebunden?
4. Vorlagen in Ihrem Erscheinungsbild, für alle Ihre Berichte
Ihre Dokumente sollen Ihr Logo, Ihre Hinweise und Ihre Struktur tragen. Prüfen Sie auch die anderen Berichte: Vorabnahme, eine Begehung vor dem Auszug des Mieters, um ihm die erwarteten Instandstellungen aufzuzeigen; Möblierungsinventar, eine gemeinsam erstellte Liste der Möbel einer möblierten Wohnung; technische Gebäudebegehung; Arbeitsbericht; Kautionsabzüge.
Fragen an den Anbieter:
- Können wir Struktur, Elemente und Zustandsskala selbst ändern?
- Wie viele Vorlagen sind enthalten?
5. Einfachheit für die Teams im Aussendienst
Der beste Test: Bitten Sie eine Person, die das Tool noch nie gesehen hat, ohne Hilfe ein Übergabeprotokoll für eine 2-Zimmer-Wohnung zu erstellen.
Fragen an den Anbieter:
- Funktioniert die App auf Smartphone und Tablet, unter iOS und Android?
- Kann man die Beobachtungen diktieren?
6. Der Vergleich zwischen Einzug und Auszug
Der Vergleich stellt den Zustand jedes Elements bei Einzug und Auszug nebeneinander. Auf ihm beruhen die Abzüge von der Mietkaution, für deren Rückzahlung gesetzliche Fristen gelten, und er muss so lange aufbewahrt werden, wie noch ein Anspruch geltend gemacht werden kann.
Rückzahlung der Mietkaution innert eines Monats, wenn der Auszug dem Einzug entspricht, andernfalls innert zwei Monaten (Art. 22 des Gesetzes vom 6. Juli 1989). Ansprüche aus einem Mietvertrag verjähren grundsätzlich nach drei Jahren (Art. 7-1).
Sicherheitsleistung von höchstens 3 Monatsmieten, auf einem Konto auf den Namen des Mieters, freigegeben mit Zustimmung der Parteien, aufgrund eines Zahlungsbefehls, gegen den kein Rechtsvorschlag erhoben wurde, oder aufgrund eines Urteils; macht der Vermieter innert eines Jahres nach Ende des Mietverhältnisses keinen Anspruch rechtlich oder auf dem Betreibungsweg geltend, kann der Mieter sie zurückverlangen (Art. 257e OR). Verjährung: 5 Jahre für Mietzinse (Art. 128 OR), in der Regel 10 Jahre (Art. 127 OR).
Die Mietgarantie wird durch schriftliche Vereinbarung der Parteien oder durch Gerichtsentscheid freigegeben; in Brüssel Rückzahlung innert zwei Monaten nach dem Auszug bei Mietverträgen, die seit dem 1. November 2024 geschlossen wurden (Art. 248 und 249 des Brüsseler Wohngesetzbuches); Wallonien: Art. 62 des Dekrets vom 15. März 2018; Flandern: Art. 37 des Woninghuurdecreet. Verjährung: 5 Jahre für Mieten (Art. 2277 des alten Zivilgesetzbuches), 10 Jahre für persönliche Klagen (Art. 2262bis).
Entspricht das Auszugsprotokoll dem Einzugsprotokoll, vorbehaltlich der normalen Abnutzung und Alterung, und macht der Vermieter keine Forderungen für unbezahlte Mieten oder Mieterschäden geltend, wird die Hälfte der Kaution innert eines Monats nach der Schlüsselrückgabe zurückgezahlt; der Rest, nach Abzug der ordnungsgemäss belegten Beträge, spätestens innert eines Monats nach Erhalt der Nebenkostenabrechnungen oder nach der endgültigen Genehmigung der Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft; nach einer Mahnung erhöht sich der Betrag bei Verspätung um 10 % der Monatsmiete pro angefangenen Monat (Art. 5(2bis) des geänderten Gesetzes vom 21. September 2006). Verjährung: 5 Jahre für Mieten (Art. 2277 des Code civil), 30 Jahre nach allgemeinem Recht (Art. 2262).
Fragen an den Anbieter:
- Übernimmt der Auszug automatisch Struktur und Fotos des Einzugs?
- Kann ein auf Papier oder anderswo erstellter Einzug als Grundlage dienen?
7. Arbeit im Team und Historie
Ab zwei Personen müssen Sie Begehungen zuweisen, ihren Status verfolgen und jeden Bericht nach Wohnung, Gebäude oder Kontakt wiederfinden. Bewahren Sie die Historie mindestens während der Verjährungsfrist Ihres Landes auf (siehe den Kasten zu Kriterium 6).
Fragen an den Anbieter:
- Welche Rollen lassen sich festlegen, auch über mehrere Niederlassungen?
- Wird jeder Versand eines Berichts nachverfolgt?
8. Die Integration mit Ihrer Verwaltungssoftware
Eine API (Programmierschnittstelle) ermöglicht es zwei Programmen, Daten ohne erneute Erfassung auszutauschen. Wohnungen, Kontakte und Mietverträge gelangen in das Tool für Übergabeprotokolle; Berichte und Kautionsabzüge fliessen zurück.
Fragen an den Anbieter:
- Ist Ihre API dokumentiert, und gibt es eine Integration mit unserer Software?
- Wer finanziert und pflegt den Konnektor?
9. Datensicherheit und DSGVO
Der Anbieter, der Ihre Berichte hostet, ist Ihr Auftragsverarbeiter: Ein Vertrag muss regeln, was er mit den Daten tut, im Sinne von Artikel 28 DSGVO in der Europäischen Union und von Artikel 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz in der Schweiz. Unsere DSGVO-Checkliste listet die Prüfpunkte für die vier Länder auf.
Fragen an den Anbieter:
- Können Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste Ihrer Unterauftragsverarbeiter vorlegen?
- Werden unsere Fotos zum Training von KI-Modellen verwendet?
10. Hosting, Export und Reversibilität
Reversibilität ist die Möglichkeit, alle Ihre Daten in einem verwertbaren Format zurückzuerhalten, um das Tool ohne Verlust zu wechseln. Halten Sie sie im Vertrag fest, zusammen mit dem Land des Hostings.
Der Auftragsverarbeiter gibt die Daten bei Vertragsende zurück oder löscht sie (Art. 28.3.g DSGVO). Ein Hosting ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfordert Garantien (Kapitel V DSGVO).
Das DSG kennt keine ausdrückliche Entsprechung zu Art. 28.3.g: Regeln Sie die Rückgabe im Vertrag über die Auftragsbearbeitung (Art. 9 DSG). Ein Hosting im Ausland ist frei möglich in Staaten, deren Datenschutz der Bundesrat als angemessen anerkennt, darunter alle Staaten der EU und des EWR (Art. 16 DSG und Anhang 1 DSV); in den USA nur bei einer nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifizierten Organisation (seit dem 15. September 2024). Die EU anerkennt ihrerseits die Schweiz als Land mit angemessenem Datenschutz.
Dieselben Regeln wie in Frankreich (Art. 28.3.g und Kapitel V DSGVO), unter der Aufsicht der Datenschutzbehörde (DSB/APD).
Dieselben Regeln wie in Frankreich (Art. 28.3.g und Kapitel V DSGVO), unter der Aufsicht der CNPD.
Fragen an den Anbieter:
- In welchem Land werden die Daten gehostet?
- Innert welcher Frist, zu welchen Kosten und in welchen Formaten erhalten wir PDFs und Daten bei Vertragsende zurück?
11. Das Preismodell
Drei Modelle herrschen vor: pro Bericht (oft in Credits), pro Nutzer oder pauschal. Berechnen Sie die Jahreskosten anhand Ihres tatsächlichen Volumens und Ihres arbeitsreichsten Monats, Optionen inbegriffen.
Fragen an den Anbieter:
- Was wird zusätzlich zum angezeigten Preis verrechnet?
- Werden nicht verbrauchte Credits übertragen?
12. Begleitung und Übernahme der Historie
Ein schlecht eingeführtes Tool wird vom Aussendienst schnell aufgegeben. Ihre alten Berichte müssen abrufbar und den richtigen Wohnungen zugeordnet bleiben, damit Sie die nächsten Auszüge mit den früheren Einzügen vergleichen können.
Fragen an den Anbieter:
- Wer schult unsere Teams, und ist der Support während der Begehungszeiten erreichbar?
- Übernehmen Sie unsere historischen Daten, in welchem Format und zu welchen Kosten?
Was homePad für Sie tut
Seit 2013 rüstet homePad mehr als 3 000 Verwaltungen als Kunden in 4 europäischen Ländern aus, mit 2,5 Millionen erstellten Berichten.
- homePad App: vollständiger Offline-Modus mit Synchronisierung, Fotos mit Zeitstempel und Geolokalisierung, zertifizierte elektronische Signatur mit Zeitstempel und Geolokalisierung, automatisches PDF, Sprachdiktat.
- Vorlagen in Ihrem Erscheinungsbild für Übergabeprotokolle, technische Begehungen, Inventare, Kautionsabzüge und Arbeitsberichte, unbegrenzt und anpassbar ab dem Angebot Pro.
- homePad Reports: Zuweisung der Begehungen, Auszug aus dem Einzug dupliziert, Historie pro Wohnung, Gebäude und Kontakt, KI-Vergleichsbericht Einzug/Auszug, Rollen und mehrere Gesellschaften.
- homePad One: offene API, Datenexport, Übernahme der Historie; das Angebot Entreprise integriert Ihr ERP, sofern dessen Hersteller eine API anbietet.
- Angebote Starter, Pro und Entreprise, 1 Credit = 1 Bericht. Siehe auch die Seite für Immobilienmakler.
Häufige Fragen
Welche ist die beste Software für Wohnungsübergaben?
Die richtige Wahl hängt von Ihrem Volumen, Ihren Teams und Ihrer Verwaltungssoftware ab. Gewichten Sie die zwölf Kriterien nach Ihrer Nutzung, scheiden Sie Tools aus, die beim Offline-Modus, bei der Signatur oder bei der Sicherheit schwach sind, und testen Sie die Finalisten bei einer echten Begehung.
Ist ein Übergabeprotokoll auf dem Tablet rechtsgültig?
Ja, in allen vier Ländern, wenn es enthält, was das Gesetz verlangt, und jede Partei ein Exemplar erhält. Die elektronische Signatur muss die unterzeichnende Person identifizieren und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen; nur die qualifizierte Signatur ist ohne Weiteres einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Die Regeln jedes Landes stehen in den Kästen am Anfang des Artikels und bei Kriterium 2.
Reicht eine kostenlose Übergabeprotokoll-App für Profis?
Selten. Prüfen Sie bei einer kostenlosen App dieselben Punkte wie bei einem kostenpflichtigen Angebot: Signatur, Zeitstempel der Fotos, Offline-Modus, Datenexport und Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Ein angreifbarer Bericht kostet oft schon beim ersten bestrittenen Abzug mehr als ein Abonnement.
Kann man ein Übergabeprotokoll ohne Internet erstellen?
Ja, wenn die Software über einen vollständigen Offline-Modus verfügt. Prüfen Sie, ob Fotos, Signatur und PDF-Erstellung ohne Netz funktionieren und ob die Daten automatisch synchronisiert werden, sobald die Verbindung wieder da ist.
Was kostet eine Software für Wohnungsübergaben?
Der Preis hängt vom Modell ab: pro Bericht, pro Nutzer oder pauschal. Berechnen Sie die Jahreskosten anhand Ihres tatsächlichen Volumens und Ihres arbeitsreichsten Monats, Optionen inbegriffen (Vorlagen, Pläne, Integration, Schulung), bevor Sie die Angebote vergleichen.
Wie übernimmt man alte Übergabeprotokolle beim Wechsel der Software?
Verlangen Sie vom bisherigen Anbieter einen vollständigen Export, PDFs und strukturierte Daten: Als Auftragsverarbeiter muss er die Daten bei Vertragsende zurückgeben (Pflicht nach DSGVO; in der Schweiz im Vertrag zu regeln). Fragen Sie dann den neuen Anbieter, ob er sie übernimmt und den richtigen Wohnungen zuordnet, damit sich Ihre nächsten Auszüge mit den früheren Einzügen vergleichen lassen.
- Software Wohnungsübergabe
- Übergabeprotokoll App
- Übergabeprotokoll auf dem Tablet
- elektronische Signatur Übergabeprotokoll