Methode14 min leestijd
Gebouwinspectie op tablet: de methode en de checklist
Gebouwinspectie: voorbereiding, route, checklist van de gemeenschappelijke delen per zone, foto's, prioriteiten en inspectierapport op tablet.
Het homePad-team
Een gebouwinspectie, of technisch gebouwbezoek, bestaat erin de gemeenschappelijke delen volgens een vaste route te doorlopen, hun staat met foto's vast te stellen en elk probleem daarna naar prioriteit te rangschikken om de juiste werken op te starten. Op tablet bestaat de methode uit vier stappen: voorbereiden op basis van de historiek, zone per zone dezelfde checklist volgen, offline werken in de kelders, en de vaststellingen omzetten in interventieaanvragen.
Een gebouwinspectie is een visuele en functionele inspectie van de gemeenschappelijke delen, dat wil zeggen de zones en uitrustingen die door alle bewoners worden gebruikt. Ze wordt uitgevoerd door de beheerder, de syndicus, de conciërge of een dienstverlener en mondt uit in een gedateerd en geïllustreerd rapport.
Waarom een gebouwinspectie, en hoe vaak?
De gebouwinspectie dient om gebreken op te sporen voordat ze schadegevallen worden, het werk van de onderhoudsfirma's te controleren en een gedateerd spoor van de staat van het gebouw te bewaren. Een verstopte dakgoot die in oktober wordt opgemerkt, is met een reinigingsbeurt opgelost. Wordt ze pas in februari ontdekt door een vlek op het plafond van de bovenste verdieping, dan wordt ze waterschade en een schadeaangifte.
De frequentie hangt vooral af van het contract van de syndicus of de beheerder, of van het beheermandaat. Richtwaarde: één tot twee bezoeken per jaar voor een klein gebouw, één per kwartaal met lift, parking en stookplaats, plus een gericht bezoek na een schadegeval of na werken. Plan het herfstbezoek vóór het stookseizoen en de regenperiode. Het kader per land:
Er is geen wettelijke frequentie: het contract van de syndicus legt de bezoeken vast, en het standaardcontract (bijlage 1 bij decreet nr. 67-223 van 17 maart 1967, ingevoerd door decreet nr. 2015-342 van 26 maart 2015) voorziet in het forfait een minimumaantal periodieke bezoeken en controles, hun duur en of er een verslag wordt opgesteld (clausule 7.1.1). De syndicus houdt het onderhoudsboekje bij (art. 18 van wet nr. 65-557 van 10 juli 1965). Een mede-eigendom met woonbestemming van meer dan 15 jaar oud stelt een ontwerp van meerjarenplan voor werken op, dat om de 10 jaar wordt geactualiseerd (art. 14-2).
In appartementseigendom (PPE, propriété par étages) beheert de administrateur het gebouw en neemt hij op eigen initiatief de dringende maatregelen tegen schade (art. 712s van het Zwitsers Burgerlijk Wetboek, CC); de vergadering benoemt hem en kan een vernieuwingsfonds oprichten (art. 712m). Er is geen wettelijke bezoekfrequentie en geen wettelijk onderhoudsboekje: het reglement van de PPE en het beheerscontract beslissen.
De syndicus van de vereniging van mede-eigenaars (VME), benoemd voor ten hoogste drie jaar, verricht de bewarende handelingen en bewaart het postinterventiedossier (art. 3.89 van het Burgerlijk Wetboek). Na vijf jaar is er een reservefonds van minstens 5 % van de gewone lasten, tenzij de algemene vergadering dat met een meerderheid van vier vijfde weigert (art. 3.86 § 3). Er is geen wettelijke frequentie: die wordt vastgelegd in het contract van de syndicus.
De vereniging van mede-eigenaars (syndicat) is aansprakelijk voor gebrekkig onderhoud van de gemeenschappelijke delen (art. 11 van de gewijzigde wet van 16 mei 1975); de syndicus, benoemd voor ten hoogste drie jaar, zorgt voor het onderhoud en de dringende werken (art. 14 en 21). Een werkenfonds is verplicht sinds de wet van 30 juni 2022 (art. 11bis). Er is geen wettelijke frequentie: die wordt met de syndicus afgesproken.
Hoe bereidt u een gebouwinspectie op kantoor voor?
Een goed voorbereid bezoek begint met drie elementen bij de hand: het sjabloon van het rapport, het laatste bezoekrapport en de lopende interventieaanvragen. Zonder die drie vergeet u na te gaan wat hersteld moest worden.
- Kies het sjabloon dat bij het gebouw past. Eén sjabloon per gebouwtype vermijdt lege rubrieken: een gebouw zonder lift of parking heeft de rubrieken van een residentie met collectieve stookplaats niet nodig.
- Lees het vorige rapport na en noteer de punten “op te volgen”, die u opnieuw vanuit dezelfde hoek fotografeert.
- Maak een lijst van de openstaande aanvragen. Elke herstelling die als uitgevoerd is gemeld, controleert u ter plaatse: u sluit de aanvraag af of u herinnert de aannemer eraan.
- Verzamel de toegangsmiddelen: sleutels of badges van de stookplaats, het dak en de technische lokalen, het nummer van de conciërge.
- Houd de onderhoudscontracten bij de hand en de datum van de laatste onderhoudsbeurten, om ze te vergelijken met de registers ter plaatse. Voeg in een mede-eigendom het onderhoudsdossier toe dat de syndicus of de beheerder bijhoudt.
- Synchroniseer en laad de tablet op, en neem een powerbank en een zaklamp mee.
Welke route volgt u in het gebouw?
De juiste route gaat van buiten naar binnen, met de lift naar boven, te voet terug naar beneden en eindigt in de kelderverdiepingen, altijd in dezelfde volgorde. Met de lift naar boven gaan test de lift; een vaste volgorde maakt twee rapporten regel per regel vergelijkbaar.
De standaardvolgorde: gevels, inkomhal, lift, toegankelijk dak, trappen naar beneden, kelders, parkings, afvallokaal, stookplaats, en de groenzones bij het buitengaan. Ga alleen het dak op als de toegang beveiligd en toegestaan is; noteer anders “niet toegankelijk”, want ook dat is een vaststelling.
Checklist gebouwinspectie: de gemeenschappelijke delen zone per zone
Deze checklist dekt een woongebouw; schrap de regels die niet van toepassing zijn. De noodverlichting (een autonoom veiligheidsverlichtingsblok) gaat aan bij een stroomonderbreking om de evacuatieweg aan te duiden. De rookafvoer voert de rook uit een trappenhal af, vaak via een opening bovenaan. Een brandwerende deur vertraagt de verspreiding van het vuur en vervult haar rol alleen als ze gesloten is.
| Zone | Te controleren punten | Alarmsignalen |
|---|---|---|
| Omgeving en gevels | pleisterwerk, voegen, balkons, borstweringen, dakgoten en regenpijpen | trapsgewijze scheur, afgesprongen beton waardoor het staal zichtbaar is, borstwering die beweegt |
| Toegankelijk dak en dakterrassen | dakbedekking, kilgoten, afvoeren, waterdichting, schoorstenen | stilstaand water, begroeiing, losgekomen opstand van de waterdichting |
| Inkomhal en ingang | deur en deurpomp, toegangscontrole, parlofoon, brievenbussen, verlichting | deur die niet meer dichtvalt, elektromagnetisch slot buiten werking |
| Trappenhallen en overlopen | treden, leuning, verlichting, muren en plafonds, technische kokers | losgekomen trapneus, vochtspoor op het plafond, open koker |
| Lift | werking, stopt gelijk met de vloer, overloopdeuren, verlichting, alarm | niveauverschil tussen kooi en overloop, abnormaal geluid, alarm zonder antwoord |
| Kelders en kelderverdiepingen | vocht, ventilatie, verlichting, deuren, zichtbare leidingen | schimmelgeur, lek aan een koppeling, grofvuil in de doorgangen |
| Parkings | automatische poort, verlichting, ventilatie, vloer en plafond | afgesprongen beton aan de onderzijde, poort die niet stopt voor een obstakel |
| Afvallokaal | netheid, waterpunt, ventilatie, containers | geurhinder, ongedierte, kapotte containers |
| Stookplaats en technische lokalen | op slot, geen opslag, lekken, logboek van de stookplaats | lokaal dat als bergruimte dient, logboek niet ingevuld |
| Groenzones | bomen, omheiningen, poort, paden, speeltuinen | dreigende tak, opgeheven tegel, geblokkeerde poort |
| Brandveiligheid | brandblussers en hun controlelabel, noodverlichting, rookafvoer, brandwerende deuren, evacuatieplannen | brandwerende deur die met een wig wordt opengehouden, noodverlichting uit, ontbrekende brandblusser, bediening van de rookafvoer versperd |
| Verplichte keuringen (volgens het land en het gebouw) | registers en laatste rapporten: lift, verwarming, brandveiligheid, garagepoorten, asbest | datum van de laatste keuring onvindbaar of overschreden, opmerkingen niet weggewerkt |
Het bezoek controleert de datum van de verplichte keuringen en of de opmerkingen zijn weggewerkt. De belangrijkste verplichtingen in 2026:
- Lift: onderhoud met een bezoek om de zes weken (art. R134-6 van de Code de la construction et de l'habitation), technische controle om de vijf jaar (art. R134-11).
- Asbest: technisch asbestdossier als de bouwvergunning dateert van vóór 1 juli 1997 (art. R1334-29-5 van de Code de la santé publique).
- Lood: loodrisicoverslag (CREP) van de gemeenschappelijke delen van woongebouwen van vóór 1949, daarna vóór werken die de bekleding aantasten, tenzij een eerder verslag geen lood vond (art. L1334-8 van de Code de la santé publique).
- Automatische garagepoorten: schriftelijk onderhoudscontract en twee bezoeken per jaar (besluit van 12 november 1990).
- Brandveiligheid: minstens jaarlijkse controle van detectie, rookafvoer, ventilatie en droge stijgleidingen, met een veiligheidsregister (art. 101 van het besluit van 31 januari 1986, voor gebouwen waarvan de vergunning na de publicatie ervan werd aangevraagd).
- Stookplaats: jaarlijks onderhoud van ketels van 4 tot 400 kW (art. R224-41-4 e.v. van de Code de l'environnement).
- Liften: kantonnale regels; in Genève onderhoud door een erkende specialist en bezoeken volgens de SIA-normen (art. 16 van het reglement op de liften, L 5 05.08). Informeer in andere kantons bij de kantonnale overheid.
- Asbest: geen algemene diagnose; vóór werken identificeert de aannemer de gevaren (art. 3 OTConst, de Zwitserse verordening op de bouwarbeid).
- Elektriciteit: periodieke controle, in de regel om de 20 jaar voor een woongebouw, en bij elke eigendomsoverdracht als de laatste controle vijf jaar oud is; de eigenaar bezorgt de netbeheerder een veiligheidsrapport (art. 36 en bijlage OIBT).
- Verwarming: de overheid laat de uitstoot meten, in de regel om de twee jaar voor een stookolieketel en om de vier jaar voor een gasinstallatie tot 1 MW (art. 13 OPair).
- Brand: brandbeveiligingsvoorschriften van de AEAI, door elk kanton toegepast en gecontroleerd; informeer bij de kantonnale brandbeveiligingsdienst.
- Liften: onderhoud volgens de instructies van de fabrikant, anders minstens twee keer per jaar; preventieve inspectie door een EDTC (externe dienst voor technische controles) elk jaar, aangevuld met een halfjaarlijkse inspectie, als een gecertificeerde onderhoudsfirma het onderhoud doet, anders om de drie maanden; risicoanalyse minstens om de vijftien jaar (art. 4 en 6 van het koninklijk besluit van 9 maart 2003).
- Brand: het koninklijk besluit van 7 juli 1994 legt de basisnormen voor nieuwbouw vast; informeer voor een bestaand gebouw bij de gemeente en de hulpverleningszone.
- Asbest: in Vlaanderen een asbestattest bij verkoop van een gebouw van vóór 2001, en voor de gemeenschappelijke delen van een VME uiterlijk op 31 december 2026 (OVAM).
- Verwarmingsketels: periodiek onderhoud of periodieke controle, door elk gewest opgelegd volgens de brandstof (in Vlaanderen vanaf 20 kW: jaarlijks voor stookolie, tweejaarlijks voor gas).
- Liften: jaarlijks onderzoek en jaarlijkse proeven door een controle-instelling, onderhoud door gekwalificeerd personeel en een veiligheidsregister (voorschriften ITM-SST 1203.1 van de ITM).
- Brand en verwarming: de controles hangen af van het gebouw; informeer bij het CGDIS naar de brandpreventie en laat de ketel onderhouden door een vakman.
- Asbest: laat vóór werken in een ouder gebouw het asbest opsporen en informeer bij de ITM naar de geldende regels.
Hoe werkt u offline in de kelders en de parkings?
Een app voor gebouwbezoeken moet zonder netwerk werken, anders stopt het bezoek in de eerste kelderverdieping. Met een volledige offlinemodus blijven het rapport en de foto's op het toestel en worden ze gesynchroniseerd zodra het netwerk terug is. Synchroniseer voor u vertrekt, beëindig het bezoek in een zone met bereik en controleer of de synchronisatie voltooid is voordat u de tablet uitschakelt.
Welke foto's maakt u opdat het rapport als bewijs kan dienen?
Een foto van een bezoek heeft alleen waarde als men weet wat ze toont, waar en wanneer ze genomen is. De regels zijn die van de digitale plaatsbeschrijving, met één extra vereiste: in de tijd kunnen vergelijken.
- een overzichtsfoto per zone, daarna een close-up per gebrek, gekoppeld aan de bijbehorende regel van het rapport
- een referentie voor de schaal naast een scheur of een afgesprongen stuk
- voor een punt dat u opvolgt, bij elk bezoek dezelfde opname; bij een scheur toont een gedateerd potloodstreepje aan elk uiteinde of ze groter wordt
- foto's met tijdstempel en geolocatie, die de vaststelling dateren en situeren
- geen personen, geen nummerplaten en geen namen op de brievenbussen: het rapport heeft die persoonsgegevens niet nodig (zie de GDPR-checklist)
Hoe rangschikt u de vastgestelde problemen?
Drie prioriteitsniveaus volstaan, als elk niveau een schriftelijke definitie heeft die het hele team kent.
| Prioriteit | Definitie | Voorbeelden | Gevolg |
|---|---|---|---|
| Dringend | gevaar voor personen of schade die nog aan de gang is | losgekomen borstwering, actief lek, brandwerende deur die open geblokkeerd is | beveiliging dezelfde dag |
| Te plannen | reëel gebrek zonder onmiddellijk gevaar | kapotte deurpomp, open gevelvoeg | interventieaanvraag vóór het volgende bezoek |
| Op te volgen | stabiel gebrek | haarscheur, oud en droog vochtspoor | dezelfde foto bij het volgende bezoek |
Een gasgeur valt buiten deze indeling: bel vóór al het andere de nooddienst van de distributienetbeheerder.
Wat moet het inspectierapport van een gebouw bevatten?
Een bruikbaar inspectierapport toont de dringende punten op de eerste pagina en beschrijft daarna elke vaststelling met haar foto, haar prioriteit en het gevolg dat eraan wordt gegeven. Het vermeldt de datum, de persoon die het bezoek uitvoerde, de niet-toegankelijke zones en de evolutie van de opgevolgde punten. Stuur het nog dezelfde dag naar de eigenaar of de raad van mede-eigendom, en naar de conciërge.
Elke dringende of te plannen vaststelling wordt een interventieaanvraag met haar foto's, een verantwoordelijke en een vervaldatum, volgens de methode van onze gids over interventiebeheer. Het volgende bezoek begint met die aanvragen: het is die gesloten cirkel die van een ronde een echte technische opvolging maakt.
Wat homePad voor u doet
homePad volgt de gebouwinspectie op tot aan de werken, voor vastgoedbeheerders, vastgoedvennootschappen en sociale verhuurders. Het bezoek gebeurt met homePad App op tablet of smartphone, iOS en Android; de versie van homePad Reports die u op een Windows-computer installeert, dient voor plaatsbeschrijvingen.
- homePad App: begeleide gebouwbezoeken, sjablonen in uw huisstijl, volledige offlinemodus, foto's met tijdstempel en geolocatie, automatische PDF.
- homePad Reports, vanaf de Pro-formule: historiek van de bezoeken van elk gebouw, bezoek toegewezen aan een collega of aangemaakt op basis van het vorige, rapporten naar de partijen verstuurd bij het afsluiten van het bezoek.
- homePad Resolve, Entreprise-formule: een interventieaanvraag vertrekt vanuit de werken die in het rapport zijn vastgesteld, met offertes, dienstverleners en realtime opvolging.
- homePad One, vanaf de Pro-formule: dashboards en kaart van de panden op de schaal van de vastgoedportefeuille.
Veelgestelde vragen
Wie mag een gebouwinspectie uitvoeren?
De beheerder, de syndicus, de conciërge of een gemachtigde dienstverlener kan het uitvoeren. Het belangrijkste is dat de persoon het gebouw kent, de gemeenschappelijke checklist volgt en de bevoegdheid heeft om een interventieaanvraag op te starten. Voor een specifiek technisch punt, zoals een structurele scheur, signaleert het bezoek het probleem en analyseert een gekwalificeerde vakman het.
Wat is het verschil tussen een gebouwinspectie en een globale technische diagnose?
De gebouwinspectie is een regelmatige visuele controle, intern of door een dienstverlener uitgevoerd, om gebreken op te sporen en op te volgen. De globale technische diagnose en de meerjarenplannen voor werken zijn studies van gekwalificeerde vakmensen, die de werken over meerdere jaren plannen; of ze verplicht zijn, hangt af van het land (zie het kader hierboven). De opeenvolgende bezoekrapporten zijn een nuttige bron voor die studies.
Heb ik netwerk nodig voor een gebouwinspectie op tablet?
Nee, als de app een volledige offlinemodus heeft. Het rapport en de foto's worden in de kelders en de parkings op het toestel opgeslagen en daarna gesynchroniseerd zodra het netwerk terug is. Denk eraan de tablet te synchroniseren voor u vertrekt.
Wat doe ik als een branddeur tijdens de inspectie wordt opengehouden met een wig?
Sluit ze als ze niet wordt opengehouden door een daarvoor bestemde voorziening, fotografeer de situatie en rangschik de vaststelling als dringend. Zoek de oorzaak: een kapotte deurpomp, een wig die door een bewoner of een koerier is geplaatst. Een bericht in de inkomhal en een controle bij het volgende bezoek voorkomen herhaling.
Hoe volg ik een scheur in een gebouw op?
Fotografeer ze met een referentie voor de schaal, altijd vanaf dezelfde plaats en vanuit dezelfde hoek, en zet met potlood een gedateerd streepje aan elk van haar uiteinden. Bij het volgende bezoek toont de nieuwe foto of ze langer of breder is geworden. Een scheur die evolueert, gaat van “op te volgen” naar “te plannen”, met het advies van een bouwkundige.
Moet een inspectierapport van een gebouw ondertekend worden?
Voor een intern rapport is geen handtekening vereist, maar door het te laten ondertekenen door de persoon die het bezoek uitvoerde, wordt de vaststelling gedateerd en neemt die persoon er de verantwoordelijkheid voor. Wanneer de conciërge of een lid van de raad van mede-eigendom het bezoek bijwoont, bevestigt zijn handtekening wat samen is vastgesteld. De elektronische handtekening met tijdstempel en geolocatie van homePad App vervult die rol aan het einde van het bezoek.
- gebouwinspectie
- gemeenschappelijke delen
- checklist
- brandveiligheid