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Übergabeprotokolle im Team: zuweisen, duplizieren, die Historie bewahren
Übergabeprotokolle im Team: eine Liste aller Begehungen, Zuweisung, Auszug aus dem Einzug dupliziert, Historie pro Wohnung. So geht nichts mehr verloren.
Das homePad-Team
Um Übergabeprotokolle im Team zu organisieren, genügen drei Dinge: eine einzige Liste der Begehungen, in der jede einen Status und eine verantwortliche Person hat, eine Zuweisungsregel, die alle kennen, und eine nach Wohnung geordnete Historie, die jede vergangene Begehung aufbewahrt. Auf dieser Grundlage wird der Auszug aus dem Einzug vorbereitet, eine neue Mitarbeiterin übernimmt ein Portfolio, ohne das E-Mail-Postfach ihres Vorgängers zu durchsuchen, und wenn ein Mieter nach sechs Jahren auszieht, ist sein Einzugsprotokoll in wenigen Sekunden gefunden. Die Methode funktioniert mit einer Tabellenkalkulation ebenso wie mit einer Software für Wohnungsübergaben.
Warum gehen Übergabeprotokolle verloren, wenn mehrere Personen daran arbeiten?
Übergabeprotokolle gehen verloren, wenn die Information in persönlichen Ablagen lebt: in der Agenda eines Bewirtschafters, im Telefon eines Mitarbeiters im Aussendienst, in einem E-Mail-Postfach, in einem Netzwerkordner, den nur sein Urheber versteht. Sobald sich mehrere Mitarbeitende den Bestand teilen, kehren dieselben Probleme wieder:
- Niemand weiss, wer die Begehung am Donnerstag macht. Zwei Personen fahren hin, oder keine.
- Das Einzugsprotokoll ist beim Auszug unauffindbar. 2020 von einer Mitarbeiterin unterschrieben, die inzwischen gegangen ist, schlummert es in ihrem Postfach.
- Jeder Bericht beginnt bei null. Räume, Zähler, Schlüssel und Kontaktdaten werden bei jeder Begehung neu erfasst.
- Neue Mitarbeitende haben kein Gedächtnis des Bestands. Sie lernen Wohnungen, Bewohner und Streitfälle Anruf für Anruf kennen.
- Saisonale Spitzen überfordern das Team. Die Auszüge im Sommer, dann der Semesterbeginn in Studentenwohnheimen, ballen Aus- und Einzüge auf wenige Wochen.
Diese Unordnung hat ihren Preis: Der Auszug wird im Vergleich mit dem Einzug beurteilt, und die Kaution des Mieters wird nach Regeln zurückgezahlt, die in jedem Land anders sind.
Das Auszugsprotokoll wird mit dem Einzugsprotokoll verglichen (Gesetz Nr. 89-462 vom 6. Juli 1989, Art. 3-2), und die Mietkaution muss innert eines Monats zurückgezahlt werden, wenn beide übereinstimmen, andernfalls innert zwei Monaten, unter Androhung eines Zuschlags von 10 % der monatlichen Nettomiete für jeden angefangenen Monat Verspätung (Art. 22). Die altersbedingte Abnutzung geht nicht zulasten des Mieters; eine Abnutzungstabelle gilt, wenn der Mietvertrag sie vorsieht (Dekret Nr. 2016-382 vom 30. März 2016, Art. 4).
Bei der Rückgabe muss der Vermieter den Zustand der Wohnung prüfen und dem Mieter Mängel, für die dieser einzustehen hat, sofort melden (Art. 267a des Obligationenrechts, OR). Die Sicherheiten, höchstens drei Monatsmieten, werden nur mit Zustimmung beider Parteien oder aufgrund eines Entscheids freigegeben; hat der Vermieter innert eines Jahres nach Beendigung des Mietverhältnisses keinen Anspruch rechtlich geltend gemacht, kann der Mieter die Rückgabe allein verlangen (Art. 257e OR).
Fehlt ein detailliertes Einzugsprotokoll, wird in allen drei Regionen bis zum Beweis des Gegenteils vermutet, dass der Mieter das Objekt in dem Zustand erhalten hat, in dem es sich am Ende der Mietzeit befindet (Wallonien: Dekret vom 15. März 2018, Art. 28; Flandern: Vlaams Woninghuurdecreet, Art. 39; Brüssel: Brüsseler Wohngesetzbuch, Art. 220, der auf Art. 1731 des Zivilgesetzbuchs verweist). Die Mietgarantie wird durch schriftliche Vereinbarung oder Urteil freigegeben (Wallonien, Art. 62; Flandern, Art. 37; Brüssel, Art. 249); in Brüssel wird sie, ausser bei einem Gerichtsverfahren, spätestens zwei Monate nach der Schlüsselrückgabe freigegeben (Art. 249).
Entspricht das Auszugsprotokoll dem Einzugsprotokoll, vorbehaltlich der normalen Abnutzung und Alterung, und macht der Vermieter keine Forderungen für unbezahlte Mieten oder Mieterschäden geltend, wird die Hälfte der Kaution innert eines Monats nach der Schlüsselrückgabe zurückgezahlt; der Rest, nach Abzug der ordnungsgemäss belegten Beträge, spätestens innert eines Monats nach Erhalt der Nebenkostenabrechnungen oder nach der endgültigen Genehmigung der Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft; nach einer Mahnung erhöht jede Verspätung den geschuldeten Betrag um 10 % der Monatsmiete pro angefangenen Monat (geändertes Gesetz vom 21. September 2006, Art. 5, Abs. 2bis).
Ein verlorenes Einzugsprotokoll bedeutet einen Abzug, der sich nicht belegen lässt, und, wo das Gesetz eine Frist festlegt, eine Frist, die trotzdem läuft.
Wie führt man eine einzige Liste aller Wohnungsübergaben?
Eine einzige Liste der Begehungen ist ein gemeinsames Register, in dem jedes Übergabeprotokoll genau einmal erscheint, mit denselben Angaben für alle. Jede Zeile enthält mindestens:
- die Wohnungsreferenz und die Adresse;
- die Art der Begehung: Einzug, Auszug, Einzug und Auszug am selben Tag oder Vorabnahme;
- das geplante Datum und den Vermieter;
- die verantwortliche Person im Team;
- den Status: Offen, In Arbeit, Abgeschlossen.
Die Vorabnahme ist eine Begehung vor der eigentlichen Wohnungsabnahme beim Auszug, solange der Mieter die Wohnung noch bewohnt, um ihm zu zeigen, was er vor der Schlüsselrückgabe noch instand stellen kann. Sie verdient eine eigene Zeile.
Die Liste nützt nur, wenn sie gelesen wird. Legen Sie ein kurzes Ritual fest, zum Beispiel am Montagmorgen: die offenen Begehungen der Woche nach Person filtern, jene ohne verantwortliche Person erkennen und jene, die seit mehreren Tagen «In Arbeit» sind, denn dahinter steckt oft ein nicht unterschriebener oder nicht versendeter Bericht.
Wie verteilt man Übergabeprotokolle im Team?
Eine Begehung zuweisen heisst, vor dem Termin namentlich festzulegen, wer sie durchführt. Drei Kriterien wirken zusammen:
- Die Auslastung: die bereits geplanten Begehungen jeder Person, wobei ein Auszug mit Vergleich mehr zählt als ein Einzug in eine neue Wohnung.
- Das Gebiet: Begehungen im selben Quartier auf einen halben Tag zu legen, verkürzt die Wege.
- Das Portfolio: Der Bewirtschafter, der den Vermieter und die Geschichte der Wohnung kennt, behält die heiklen Begehungen, zum Beispiel einen Auszug nach einem Konflikt.
Klare Rollen verhindern, dass alle alles machen: Die Assistenz bereitet die Begehung im Büro vor (Kontakte, Termin, Dokumente), der Mitarbeiter im Aussendienst führt sie durch, der Manager weist zu und kontrolliert, der Administrator verwaltet Konten und Vorlagen. Eine Verwaltung mit mehreren Niederlassungen gibt jeder Einheit ihre eigene Liste.
Vor einer Spitze wird die Zuweisung Wochen im Voraus vorbereitet: Kündigungen ab Eingang erfasst, Vorabnahmen im Juni geplant und, in Studentenwohnheimen, Zeitfenster für das Ende des Studienjahres und den Semesterbeginn reserviert, wenn Aus- und Einzug nur wenige Tage auseinanderliegen.
Warum erstellt man das Auszugsprotokoll aus dem Einzugsprotokoll?
Wenn Sie den Einzug duplizieren, um den Auszug vorzubereiten, folgen beide Dokumente derselben Struktur, Raum für Raum, und das ist die Voraussetzung für einen ernsthaften Vergleich.
Die Duplizierung übernimmt Kontakte, Schlüssel, Zähler, Dokumente, Bemerkungen und Fotos des Einzugs. Der Mitarbeiter im Aussendienst baut die Liste der Räume nicht mehr neu auf: Er prüft jede Zeile und notiert, was sich verändert hat.
Die Falle ist bekannt: den übernommenen Zustand zu bestätigen, ohne hinzuschauen. Die Kopie bereitet die Arbeit vor; die Feststellung selbst erfolgt vor Ort. Legen Sie drei Regeln fest:
- jedes Element wird in der Wohnung überprüft, auch wenn es unverändert scheint;
- Zählerstände und Schlüssel werden immer neu abgelesen und gezählt;
- jede Abweichung vom Einzug erhält ein Foto und eine genaue Ortsangabe.
Bleibt die Beurteilung der altersbedingten Abnutzung, also des Verschleisses durch Zeit und normalen Gebrauch, der zulasten des Vermieters bleibt. Eine Abnutzungstabelle, sofern es eine gibt, hilft, sie zu beziffern. Unser Leitfaden zum digitalen Übergabeprotokoll erläutert die Beschreibung Raum für Raum.
Was gehört in die Historie einer Wohnung?
Die Historie einer Wohnung ist die datierte Abfolge aller Begehungen in dieser Wohnung, mit den unterschriebenen Berichten, den Fotos und dem Nachweis ihres Versands. Sie lässt sich aus drei Blickwinkeln abrufen:
- pro Wohnung: der Einzug von 2020, die Vorabnahme, der Auszug, dann der Einzug des nächsten Mieters;
- pro Gebäude: die technischen Begehungen der Allgemeinflächen und alle Wohnungen;
- pro Kontakt: ein Mieter, der innerhalb desselben Bestands umzieht, ein Vermieter, dem mehrere Wohnungen gehören.
Diese Historie löst den Fall des Mieters, der nach sechs Jahren auszieht: Das Einzugsdatum bestimmt die Nutzungsdauer für die Beurteilung der altersbedingten Abnutzung, der beim Einzug beschriebene Zustand zeigt, was eine Beschädigung ist. Die beim Auszug festgestellten Arbeiten werden danach wie jeder Einsatz verfolgt, nach unserer Methode zur Verwaltung der Reparatureinsätze.
Wie weiss man, wer welches Übergabeprotokoll erhalten hat?
Ein Bericht nützt nur, wenn jede Partei ihn nachweislich erhalten hat: Jede muss ihr Exemplar haben, persönlich ausgehändigt oder auf elektronischem Weg. Organisieren Sie drei Dinge: den Versand der unterschriebenen Berichte gleich beim Abschluss der Begehung, den erneuten Versand an einen bestimmten Kontakt (ein Vermieter, der seines verlegt hat) und ein Versandjournal, das das ganze Team einsehen kann. Behauptet ein Mieter, nichts erhalten zu haben, ist die Antwort in wenigen Sekunden gefunden.
Diese Berichte enthalten Personendaten: Wenden Sie unsere Datenschutz-Checkliste an und schliessen Sie das Konto einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters am Tag des Austritts. Die Begehungen bleiben in der Historie der Wohnungen.
Vorher / nachher: was sich im Ablauf ändert
| Schritt | Vorher (persönliche Ablagen) | Nachher (gemeinsame Liste und Historie) |
|---|---|---|
| Planen | Persönliche Agenda, Absprachen per Messenger | Eine einzige Liste, gefiltert nach Person, Status und Zeitraum |
| Zuweisen | Am Telefon, am Vortag | Verantwortliche Person nach Auslastung, Gebiet und Portfolio bestimmt |
| Einen Auszug vorbereiten | Einzug suchen, Räume, Schlüssel und Zähler abschreiben | Einzug duplizieren, jede Zeile vor Ort prüfen |
| Versenden | PDF von Hand angehängt, ohne gemeinsamen Nachweis | Unterschriebene Berichte beim Abschluss versendet, erneute Versände nachverfolgt |
| Eine alte Begehung finden | Postfach oder Telefon der Person, die sie gemacht hat | Historie pro Wohnung, Gebäude und Kontakt |
| Neue Mitarbeitende einarbeiten | Mündliche Übergabe | Zugewiesene Begehungen, Historie und gemeinsame Vorlagen |
| Eine Saisonspitze bewältigen | Überstunden und Vergessenes | Geplante Vorabnahmen, Auslastung im Voraus sichtbar |
Was homePad für Sie tut
homePad Reports, die kollaborative Web-App, die ab dem Angebot Pro enthalten ist, vereint die Begehungen des ganzen Teams in einer einzigen Liste, während die Mitarbeitenden im Aussendienst die Begehungen mit homePad App durchführen, auch offline. Sie richtet sich insbesondere an Immobilienbewirtschafter, Studentenwohnheime und Immobilienmakler.
- Liste der Begehungen, filterbar nach Bewirtschafter, Vermieter, Art der Begehung (Einzug, Auszug, Einzug und Auszug, Vorabnahme), Berichtsart, Wohnungsreferenz, Status und Zeitraum.
- Zuweisung einer Begehung an ein Teammitglied, mit Rollen (Administrator, Manager, Assistenz, Mitarbeitende im Aussendienst) und mehreren Gesellschaften.
- Duplizieren einer Begehung: Kontakte, Schlüssel, Zähler, Dokumente, Bemerkungen und Fotos werden übernommen, der Auszug baut auf dem Einzug auf, und ein KI-Vergleichsbericht stellt Einzug und Auszug einander gegenüber.
- Historie der Begehungen für jede Wohnung, jedes Gebäude und jeden Kontakt.
- Unterschriebene Berichte beim Abschluss der Begehung per E-Mail an die Parteien gesendet, erneuter Versand an die Kontakte Ihrer Wahl mit Versandhistorie, PDF zum Herunterladen.
Häufige Fragen
Wie organisiert man Übergabeprotokolle mit mehreren Bewirtschaftern?
Führen Sie eine einzige, gemeinsame Liste der Begehungen, in der jede eine Art, ein Datum, eine namentlich verantwortliche Person und einen Status hat. Weisen Sie nach Auslastung, Gebiet und Kenntnis der Wohnung zu. Gehen Sie die Liste jede Woche durch, um Begehungen ohne verantwortliche Person oder blockierte Begehungen zu erkennen.
Kann man das Auszugsprotokoll aus dem Einzugsprotokoll erstellen?
Ja, und das ist der sicherste Weg, um zwischen Einzug und Auszug eine vergleichbare Struktur zu behalten. Der Auszug übernimmt Räume, Elemente, Schlüssel und Zähler des Einzugs. Jede Zeile muss jedoch vor Ort überprüft werden, und Zähler wie Schlüssel werden neu erfasst.
Wie lange muss man ein Übergabeprotokoll aufbewahren?
Mindestens während der gesamten Mietdauer, dann bis zur Rückzahlung der Kaution und bis zum Ablauf der Ansprüche, die sich aus dem Auszug ergeben können. Legen Sie diese Dauer schriftlich in Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie fest, ohne die Personendaten länger aufzubewahren. Die Verjährungsfristen sind je nach Land verschieden:
Mindestens drei Jahre nach Ende des Mietverhältnisses, die Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Mietvertrag (Gesetz Nr. 89-462 vom 6. Juli 1989, Art. 7-1).
Bis zu zehn Jahre nach Ende des Mietverhältnisses, die allgemeine Verjährungsfrist (Art. 127 OR); Mietzinsforderungen verjähren nach fünf Jahren (Art. 128 OR).
Bis zu zehn Jahre für persönliche Klagen (Zivilgesetzbuch, Art. 2262bis); fünf Jahre für Mieten und Nebenkosten (Art. 2277). In Flandern muss der Vermieter innert eines Jahres nach Ende des Mietverhältnisses handeln, um die Freigabe der Mietgarantie zu erwirken (Vlaams Woninghuurdecreet, Art. 37).
Mindestens fünf Jahre für Mieten (Code civil, Art. 2277); die allgemeine Frist beträgt dreissig Jahre (Art. 2262).
Wie findet man ein altes Einzugsprotokoll nach mehreren Jahren?
Beginnen Sie mit der Historie der Wohnung statt mit den Ablagen der Person, die es erstellt hat. Eine Historie pro Wohnung, Gebäude und Kontakt bewahrt die unterschriebenen Berichte auch nach dem Austritt ihres Urhebers. Andernfalls fragen Sie im Archiv der Agentur nach und dann beim Vermieter, der sein Exemplar erhalten hat.
Was ist eine Software für Wohnungsübergaben?
Ein Tool, das die Übergabeprotokolle eines Teams zentralisiert: Planung, Zuweisung, Status, unterschriebene Berichte und Historie. Es ergänzt die App, mit der die Begehung vor Ort durchgeführt wird. Sein wichtigster Nutzen: Die Information wird unabhängig von der Person, die die Begehung gemacht hat.
Wie bereitet man Auszüge im Sommer oder den Semesterbeginn im Studentenwohnheim vor?
Erfassen Sie die Kündigungen, sobald sie eingehen, planen Sie die Vorabnahmen mehrere Wochen vor den Auszügen und verteilen Sie die Begehungen nach Gebiet. Bereiten Sie alle Auszüge im Büro vor, indem Sie die Einzüge duplizieren. Reservieren Sie Zeitfenster für Wohnungen, in denen Auszug und Einzug kurz aufeinander folgen.
- Übergabeprotokolle im Team
- Software Wohnungsübergabe
- Historie Übergabeprotokoll
- Auszugsprotokoll vom Einzug