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États des lieux en équipe : attribuer, dupliquer, garder l'historique
États des lieux en équipe : liste unique des visites, attribution, sortie dupliquée de l'entrée, historique par lot. La méthode pour ne plus rien perdre.
L'équipe homePad
Pour organiser les états des lieux en équipe, trois éléments suffisent : une liste unique des visites où chacune porte un statut et un responsable, une règle d'attribution que tout le monde connaît, et un historique rangé par lot qui conserve chaque visite passée. Avec cette base, la sortie se prépare à partir de l'entrée, un nouveau collaborateur reprend un portefeuille sans fouiller la boîte mail de son prédécesseur, et, quand un locataire part après six ans, son état des lieux d'entrée se retrouve en quelques secondes. La méthode vaut avec un tableur comme avec un logiciel de gestion des visites.
Pourquoi les états des lieux se perdent-ils quand on travaille à plusieurs ?
Les états des lieux se perdent quand l'information vit dans des espaces personnels : l'agenda d'un gestionnaire, le téléphone d'un agent, une boîte mail, un dossier réseau que seul son auteur sait lire. Dès que plusieurs collaborateurs se partagent le parc, les mêmes incidents reviennent :
- Personne ne sait qui fait la visite de jeudi. Deux personnes se déplacent, ou aucune.
- L'entrée est introuvable au moment de la sortie. Signée en 2020 par une collaboratrice partie depuis, elle dort dans sa boîte mail.
- Chaque rapport repart de zéro. Pièces, compteurs, clés et coordonnées sont ressaisis à chaque visite.
- Le nouvel arrivant n'a aucune mémoire du parc. Il découvre lots, occupants et litiges au fil des appels.
- Les pics de saison débordent l'équipe. Les départs de l'été, puis la rentrée dans les résidences étudiantes, concentrent sorties et entrées sur quelques semaines.
Ce désordre a un prix : la sortie se juge par comparaison avec l'entrée, et la garantie du locataire se restitue selon des règles propres à chaque pays.
L'état des lieux de sortie se compare à celui d'entrée (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, art. 3-2), et le dépôt de garantie doit être restitué dans un mois si les deux concordent, dans deux mois sinon, sous peine d'une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé (art. 22). La vétusté n'est pas à la charge du locataire ; une grille de vétusté s'applique si le bail la prévoit (décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, art. 4).
À la restitution, le bailleur doit vérifier l'état du logement et aviser immédiatement le locataire des défauts dont il répond (art. 267a du Code des obligations, CO). Les sûretés, au plus trois mois de loyer, ne sont libérées qu'avec l'accord des deux parties ou une décision ; si le bailleur n'a engagé aucune procédure dans l'année qui suit la fin du bail, le locataire les récupère seul (art. 257e CO).
Sans état des lieux d'entrée détaillé, le locataire est présumé, sauf preuve contraire, avoir reçu le bien dans l'état où il se trouve à la fin du bail, dans les trois régions (Wallonie : décret du 15 mars 2018, art. 28 ; Flandre : Vlaams Woninghuurdecreet, art. 39 ; Bruxelles : Code bruxellois du Logement, art. 220, qui renvoie à l'art. 1731 du Code civil). La garantie se libère sur accord écrit ou jugement (Wallonie, art. 62 ; Flandre, art. 37 ; Bruxelles, art. 249) ; à Bruxelles, sauf procédure contentieuse, elle est libérée au plus tard deux mois après la remise des clés (art. 249).
Lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, sous réserve de l’usure et de la vétusté normales, et que le bailleur ne formule aucune revendication pour des loyers impayés ou des dégâts locatifs, la moitié de la garantie est restituée dans le mois suivant la remise des clés ; le solde, après déduction des sommes dûment justifiées, au plus tard dans le mois suivant la réception des décomptes de charges ou l’approbation définitive des comptes annuels de copropriété ; après mise en demeure, tout retard majore la somme due de 10 % du loyer mensuel par mois commencé (loi modifiée du 21 septembre 2006, art. 5, par. 2bis).
Une entrée perdue, c'est une retenue impossible à justifier et, là où la loi fixe un délai, un délai qui court quand même.
Comment tenir une liste unique des visites ?
Une liste unique des visites est un registre partagé où chaque état des lieux figure une seule fois, avec les mêmes informations pour tous. Chaque ligne indique au minimum :
- la référence du lot et son adresse ;
- le type de visite : entrée, sortie, entrée et sortie le même jour, ou pré-état des lieux ;
- la date prévue et le bailleur ;
- le collaborateur responsable ;
- le statut : À faire, En cours, Terminée.
Le pré-état des lieux (ou pré-constat) est une visite faite avant la sortie, pendant que le locataire occupe encore le logement, pour lui signaler ce qu'il peut remettre en état avant de rendre les clés. Il mérite sa propre ligne.
La liste ne sert que si elle est lue. Fixez un rituel court, par exemple le lundi matin : filtrer les visites « À faire » de la semaine par collaborateur, repérer celles sans responsable et celles restées « En cours » depuis plusieurs jours, qui cachent souvent un rapport non signé ou non envoyé.
Comment répartir les états des lieux en équipe ?
Attribuer une visite, c'est désigner nommément, avant la date, la personne qui la fera. Trois critères se combinent :
- La charge : les visites déjà prévues pour chacun, une sortie avec comparaison comptant plus qu'une entrée dans un logement neuf.
- Le secteur : regrouper les visites d'un même quartier sur une demi-journée limite les trajets.
- Le portefeuille : le gestionnaire qui connaît le bailleur et l'histoire du lot garde les visites délicates, par exemple une sortie après un conflit.
Des rôles clairs évitent que tout le monde fasse tout : l'assistant prépare la visite au bureau (contacts, rendez-vous, documents), l'agent de terrain la réalise, le manager attribue et contrôle, l'administrateur gère comptes et modèles. Un cabinet à plusieurs agences donne à chaque entité sa propre liste.
Avant un pic, l'attribution se prépare des semaines à l'avance : congés recensés dès réception, pré-états des lieux programmés en juin et, en résidence étudiante, créneaux bloqués pour la fin d'année universitaire et la rentrée, quand sortie et entrée se suivent à quelques jours d'écart.
Pourquoi préparer la sortie en dupliquant l'entrée ?
Dupliquer l'entrée pour préparer la sortie garantit que les deux documents suivent la même trame, pièce par pièce, condition d'une comparaison sérieuse.
La duplication reprend contacts, clés, compteurs, documents, remarques et photos de l'entrée. L'agent ne reconstruit plus la liste des pièces : il vérifie chaque ligne et note ce qui a changé.
Le piège est connu : valider l'état recopié sans regarder. La copie prépare le travail ; le constat, lui, se fait sur place. Fixez trois règles :
- chaque élément est revu dans le logement, même s'il paraît identique ;
- les relevés de compteurs et le décompte des clés sont toujours refaits ;
- tout écart avec l'entrée porte une photo et sa localisation précise.
Reste à apprécier la vétusté, c'est-à-dire l'usure due au temps et à l'usage normal, qui reste à la charge du bailleur. Une grille de vétusté, quand il en existe une, aide à la chiffrer. Notre guide de l'état des lieux numérique détaille la description pièce par pièce.
Que doit contenir l'historique d'un lot ?
L'historique d'un lot est la suite datée de toutes les visites faites sur ce logement, avec leurs rapports signés, leurs photos et la trace de leurs envois. Il se consulte sous trois angles :
- par lot : l'entrée de 2020, le pré-état des lieux, la sortie, puis l'entrée du locataire suivant ;
- par immeuble : les visites techniques des parties communes et l'ensemble des lots ;
- par contact : un locataire qui change de logement dans le même parc, un bailleur qui possède plusieurs lots.
C'est cet historique qui règle le cas du locataire parti après six ans : la date d'entrée fixe la durée d'usage pour apprécier la vétusté, l'état décrit à l'entrée dit ce qui relève d'une dégradation. Les travaux relevés à la sortie se suivent ensuite comme toute intervention, selon notre méthode de gestion des interventions.
Comment savoir qui a reçu quel rapport ?
Un rapport n'est utile que si chaque partie l'a reçu, preuve à l'appui : chacune doit avoir son exemplaire, remis en main propre ou par voie électronique. Organisez trois choses : l'envoi des rapports signés dès la fermeture de la visite, le renvoi à un contact précis (un bailleur qui a égaré le sien), et un journal des envois consultable par toute l'équipe. Quand un locataire affirme n'avoir rien reçu, la réponse se trouve en quelques secondes.
Ces rapports contiennent des données personnelles : appliquez notre checklist protection des données et fermez le compte d'un collaborateur le jour de son départ. Ses visites restent dans l'historique des lots.
Avant / après : ce qui change dans le processus
| Étape | Avant (dossiers individuels) | Après (liste partagée et historique) |
|---|---|---|
| Planifier | Agenda personnel, échanges par messagerie | Liste unique filtrée par collaborateur, statut et période |
| Attribuer | Au téléphone, la veille | Responsable nommé selon la charge, le secteur et le portefeuille |
| Préparer une sortie | Retrouver l'entrée, recopier pièces, clés et compteurs | Dupliquer l'entrée, vérifier chaque ligne sur place |
| Envoyer | PDF joint à la main, sans trace partagée | Rapports signés envoyés à la fermeture, renvois tracés |
| Retrouver une visite ancienne | Boîte mail ou téléphone de son auteur | Historique par lot, immeuble et contact |
| Accueillir une recrue | Transmission orale | Visites attribuées, historique et modèles communs |
| Passer un pic de saison | Heures supplémentaires et oublis | Pré-états des lieux planifiés, charge visible à l'avance |
Ce que homePad fait pour vous
homePad Reports, l'application web collaborative incluse dès l'offre Pro, réunit les visites de toute l'équipe dans une même liste, pendant que les agents font les visites avec homePad App, même hors ligne. Elle s'adresse notamment aux administrateurs de biens, aux résidences étudiantes et aux agents immobiliers.
- Liste des visites filtrable par gestionnaire, bailleur, type de visite (entrée, sortie, entrée et sortie, pré-constat), type de rapport, référence du lot, statut et période.
- Attribution d'une visite à un membre de l'équipe, avec des rôles (administrateur, manager, assistant, agent de terrain) et plusieurs entités.
- Duplication d'une visite : contacts, clés, compteurs, documents, remarques et photos repris, la sortie part de l'entrée, et un rapport comparatif IA rapproche l'entrée et la sortie.
- Historique des visites sur chaque lot, immeuble et contact.
- Rapports signés envoyés par e-mail aux parties à la fermeture de la visite, renvoi aux contacts choisis avec historique des envois, PDF téléchargeable.
Questions fréquentes
Comment organiser les états des lieux quand on est plusieurs gestionnaires ?
Tenez une liste unique et partagée des visites, où chacune a un type, une date, un responsable nommé et un statut. Attribuez selon la charge, le secteur et la connaissance du lot. Relisez la liste chaque semaine pour repérer les visites sans responsable ou bloquées.
Peut-on faire l'état des lieux de sortie à partir de celui d'entrée ?
Oui, et c'est le moyen le plus sûr de garder une trame comparable entre l'entrée et la sortie. La sortie reprend les pièces, les éléments, les clés et les compteurs de l'entrée. Chaque ligne doit cependant être vérifiée sur place, et les compteurs comme les clés relevés à nouveau.
Combien de temps faut-il conserver un état des lieux ?
Au minimum pendant toute la durée du bail, puis jusqu'à la restitution de la garantie et l'expiration des actions qui peuvent naître de la sortie. Fixez cette durée par écrit dans votre politique de conservation, sans garder les données personnelles au-delà. Les délais de prescription diffèrent selon le pays :
Au moins trois ans après la fin du bail, délai de prescription des actions qui dérivent du bail (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, art. 7-1).
Jusqu'à dix ans après la fin du bail, délai général de prescription (art. 127 CO) ; les loyers se prescrivent par cinq ans (art. 128 CO).
Jusqu'à dix ans pour les actions personnelles (Code civil, art. 2262bis) ; cinq ans pour les loyers et charges (art. 2277). En Flandre, le bailleur doit agir dans l'année qui suit la fin du bail pour obtenir la libération de la garantie (Vlaams Woninghuurdecreet, art. 37).
Au moins cinq ans pour les loyers (Code civil, art. 2277) ; le délai de droit commun est de trente ans (art. 2262).
Comment retrouver l'état des lieux d'entrée d'un locataire arrivé il y a plusieurs années ?
Commencez par l'historique du lot plutôt que par les dossiers du collaborateur qui l'a réalisé. Un historique par lot, immeuble et contact conserve les rapports signés après le départ de leur auteur. À défaut, interrogez l'archive de l'agence puis le bailleur, qui a reçu son exemplaire.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des visites ?
C'est un outil qui centralise les états des lieux d'une équipe : planification, attribution, statut, rapports signés et historique. Il complète l'application de terrain qui sert à réaliser la visite. Son principal intérêt est de rendre l'information indépendante de la personne qui a fait la visite.
Comment préparer les sorties de l'été ou la rentrée en résidence étudiante ?
Recensez les congés dès leur réception, programmez les pré-états des lieux plusieurs semaines avant les départs et répartissez les visites par secteur. Préparez au bureau toutes les sorties en dupliquant les entrées. Réservez des créneaux pour les logements où une sortie et une entrée se suivent de près.
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