# Actas de entrada y salida en equipo: asignar, duplicar, conservar el historial

> Actas de entrada y salida en equipo: lista única de visitas, asignación, salida duplicada de la entrada e historial por vivienda.

Source: https://www.homepad.com/es/blog/organizar-actas-entrada-salida-equipo

El equipo de homePad · 27 de octubre de 2026 · Organización

Para organizar las actas de entrada y salida en equipo bastan tres elementos: una lista única de visitas en la que cada una tiene un estado y un responsable, una regla de asignación que todos conocen y un historial ordenado por vivienda que conserva cada visita pasada. Con esta base, la salida se prepara a partir de la entrada, un nuevo colaborador retoma una cartera sin rebuscar en el correo de su predecesor y, cuando un inquilino se va después de seis años, su acta de entrada se encuentra en unos segundos. El método vale tanto con una hoja de cálculo como con un software de gestión de visitas.

## ¿Por qué se pierden las actas de entrada y salida cuando se trabaja en equipo?

Las actas se pierden cuando la información vive en espacios personales: la agenda de un gestor, el teléfono de un agente, un buzón de correo, una carpeta de red que solo su autor sabe leer. En cuanto varios colaboradores se reparten el parque, vuelven los mismos incidentes:

- **Nadie sabe quién hace la visita del jueves.** Van dos personas, o ninguna.
- **El acta de entrada no aparece en el momento de la salida.** Firmada en 2020 por una colaboradora que ya no está, duerme en su correo.
- **Cada informe vuelve a empezar de cero.** Estancias, contadores, llaves y datos de contacto se vuelven a introducir en cada visita.
- **El recién llegado no tiene ninguna memoria del parque.** Descubre viviendas, ocupantes y litigios a medida que recibe llamadas.
- **Los picos de temporada desbordan al equipo.** Las salidas del verano y después el inicio de curso en las residencias de estudiantes concentran salidas y entradas en unas pocas semanas.

Este desorden tiene un precio: la salida se juzga por comparación con la entrada, y la fianza del inquilino se devuelve según normas propias de cada país.

**Francia**

El acta de salida se compara con la de entrada (ley n.º 89-462 de 6 de julio de 1989, art. 3-2), y la fianza debe devolverse en un mes si ambas coinciden y en dos meses en caso contrario, so pena de un recargo del 10 % del alquiler mensual sin gastos por cada mes de retraso iniciado (art. 22). La vetustez no corre a cargo del inquilino; se aplica una tabla de vetustez si el contrato la prevé (decreto n.º 2016-382 de 30 de marzo de 2016, art. 4).

**Suiza**

En la devolución, el arrendador debe comprobar el estado de la vivienda y avisar inmediatamente al inquilino de los defectos de los que este responde (art. 267a del Código de Obligaciones, CO). Las garantías, de tres meses de alquiler como máximo, solo se liberan con el acuerdo de ambas partes o por una resolución; si el arrendador no ha iniciado ningún procedimiento en el año siguiente al fin del contrato, el inquilino las recupera por sí solo (art. 257e CO).

**Bélgica**

Sin acta de entrada detallada, en las tres regiones se presume, salvo prueba en contrario, que el inquilino recibió el bien en el estado en que se encuentra al final del contrato (Valonia: decreto de 15 de marzo de 2018, art. 28; Flandes: Vlaams Woninghuurdecreet, art. 39; Bruselas: Código de la Vivienda de Bruselas, art. 220, que remite al art. 1731 del Código Civil). La garantía se libera por acuerdo escrito o sentencia (Valonia, art. 62; Flandes, art. 37; Bruselas, art. 249); en Bruselas, salvo procedimiento contencioso, se libera a más tardar dos meses después de la entrega de las llaves (art. 249).

**Luxemburgo**

Cuando el acta de salida es conforme con la de entrada, salvo el uso y la vetustez normales, y el arrendador no formula ninguna reclamación por alquileres impagados o daños locativos, la mitad de la garantía se devuelve en el mes siguiente a la entrega de las llaves; el resto, una vez deducidas las cantidades debidamente justificadas, a más tardar en el mes siguiente a la recepción de las liquidaciones de gastos o a la aprobación definitiva de las cuentas anuales de la comunidad de propietarios; tras un requerimiento, todo retraso incrementa la cantidad debida en un 10 % del alquiler mensual por cada mes iniciado (ley modificada de 21 de septiembre de 2006, art. 5, apdo. 2bis).

Un acta de entrada perdida es una retención imposible de justificar y, allí donde la ley fija un plazo, un plazo que corre de todos modos.

## ¿Cómo llevar una lista única de visitas?

Una lista única de visitas es un registro compartido en el que cada acta figura una sola vez, con la misma información para todos. Cada línea indica como mínimo:

1. la referencia de la vivienda y su dirección;
2. el tipo de visita: entrada, salida, entrada y salida el mismo día, o visita previa;
3. la fecha prevista y el arrendador;
4. el colaborador responsable;
5. el estado: Pendiente, En curso, Terminada.

La **visita previa** (o preinspección) es una visita que se hace antes de la salida, mientras el inquilino todavía ocupa la vivienda, para indicarle lo que puede reparar antes de devolver las llaves. Merece su propia línea.

La lista solo sirve si se lee. Establezca un ritual breve, por ejemplo el lunes por la mañana: filtrar las visitas «Pendiente» de la semana por colaborador, localizar las que no tienen responsable y las que siguen «En curso» desde hace varios días, que a menudo esconden un informe sin firmar o sin enviar.

## ¿Cómo repartir las actas de entrada y salida en el equipo?

Asignar una visita es designar por su nombre, antes de la fecha, a la persona que la hará. Se combinan tres criterios:

- **La carga**: las visitas ya previstas para cada uno; una salida con comparación cuenta más que una entrada en una vivienda nueva.
- **El sector**: agrupar las visitas de un mismo barrio en media jornada limita los desplazamientos.
- **La cartera**: el gestor que conoce al arrendador y la historia de la vivienda se queda con las visitas delicadas, por ejemplo una salida después de un conflicto.

Unos roles claros evitan que todo el mundo lo haga todo: el asistente prepara la visita en la oficina (contactos, citas, documentos), el técnico de campo la realiza, el responsable asigna y controla, el administrador gestiona las cuentas y las plantillas. Un despacho con varias agencias da a cada entidad su propia lista.

Antes de un pico, la asignación se prepara con semanas de antelación: preavisos registrados en cuanto se reciben, visitas previas programadas en junio y, en las residencias de estudiantes, franjas reservadas para el final del curso universitario y el inicio del siguiente, cuando salida y entrada se suceden con pocos días de diferencia.

## ¿Por qué preparar el acta de salida duplicando la de entrada?

Duplicar el acta de entrada para preparar la de salida garantiza que los dos documentos siguen la misma estructura, estancia por estancia, condición para una comparación seria.

La duplicación recupera contactos, llaves, contadores, documentos, observaciones y fotos de la entrada. El técnico ya no reconstruye la lista de estancias: comprueba cada línea y anota lo que ha cambiado.

La trampa es conocida: validar el estado copiado sin mirar. La copia prepara el trabajo; la constatación, en cambio, se hace in situ. Establezca tres reglas:

1. cada elemento se revisa en la vivienda, aunque parezca idéntico;
2. las lecturas de los contadores y el recuento de las llaves se rehacen siempre;
3. toda diferencia con la entrada lleva una foto y su localización precisa.

Queda por valorar la **vetustez**, es decir, el desgaste debido al tiempo y al uso normal, que corre a cargo del arrendador. Una tabla de vetustez, cuando existe, ayuda a cuantificarla. Nuestra [guía del informe de estado del inmueble digital](/es/blog/informe-estado-inmueble-digital-guia-completa) detalla la descripción estancia por estancia.

## ¿Qué debe contener el historial de una vivienda?

El historial de una vivienda es la sucesión fechada de todas las visitas realizadas en ella, con sus informes firmados, sus fotos y el registro de sus envíos. Se consulta desde tres ángulos:

- **por vivienda**: el acta de entrada de 2020, la visita previa, el acta de salida y después la entrada del inquilino siguiente;
- **por edificio**: las visitas técnicas de las zonas comunes y el conjunto de las viviendas;
- **por contacto**: un inquilino que cambia de vivienda dentro del mismo parque, un arrendador que posee varias viviendas.

Este historial es el que resuelve el caso del inquilino que se va después de seis años: la fecha de entrada fija la duración del uso para valorar la vetustez, y el estado descrito en la entrada indica lo que corresponde a un desperfecto. Las obras detectadas en la salida se siguen después como cualquier intervención, según nuestro método de [gestión de las intervenciones](/es/blog/gestion-intervenciones-inmobiliarias-optimizar).

## ¿Cómo saber quién ha recibido cada acta?

Un informe solo es útil si cada parte lo ha recibido, con prueba de ello: cada una debe tener su ejemplar, entregado en mano o por vía electrónica. Organice tres cosas: el envío de los informes firmados en cuanto se cierra la visita, el reenvío a un contacto concreto (un arrendador que ha extraviado el suyo) y un registro de envíos que todo el equipo pueda consultar. Cuando un inquilino afirma no haber recibido nada, la respuesta se encuentra en unos segundos.

Estos informes contienen datos personales: aplique nuestra [checklist de protección de datos](/es/blog/cumplimiento-rgpd-inmobiliario-lista-de-verificacion) y cierre la cuenta de un colaborador el día en que se va. Sus visitas permanecen en el historial de las viviendas.

## Antes / después: lo que cambia en el proceso

| Etapa | Antes (carpetas individuales) | Después (lista compartida e historial) |
|---|---|---|
| Planificar | Agenda personal, mensajes sueltos | Lista única filtrada por colaborador, estado y periodo |
| Asignar | Por teléfono, la víspera | Responsable designado según la carga, el sector y la cartera |
| Preparar una salida | Buscar el acta de entrada, copiar estancias, llaves y contadores | Duplicar la entrada, comprobar cada línea in situ |
| Enviar | PDF adjuntado a mano, sin registro compartido | Informes firmados enviados al cerrar, reenvíos registrados |
| Encontrar una visita antigua | Correo o teléfono de su autor | Historial por vivienda, edificio y contacto |
| Acoger a una nueva incorporación | Transmisión oral | Visitas asignadas, historial y plantillas comunes |
| Superar un pico de temporada | Horas extra y olvidos | Visitas previas planificadas, carga visible con antelación |

## Lo que homePad hace por usted

[homePad Reports](/es/productos/reports), la aplicación web colaborativa incluida desde el plan Pro, reúne las visitas de todo el equipo en una misma lista, mientras los técnicos hacen las visitas con [homePad App](/es/productos/app), incluso sin conexión. Está pensada en particular para los [administradores de fincas](/es/soluciones/administradores-de-fincas), las [residencias de estudiantes](/es/soluciones/residencias-de-estudiantes) y los [agentes inmobiliarios](/es/soluciones/agentes-inmobiliarios).

- Lista de visitas filtrable por gestor, arrendador, tipo de visita (entrada, salida, entrada y salida, visita previa), tipo de informe, referencia de la vivienda, estado y periodo.
- Asignación de una visita a un miembro del equipo, con roles (administrador, responsable, asistente, técnico de campo) y varias entidades.
- Duplicación de una visita: se recuperan contactos, llaves, contadores, documentos, observaciones y fotos, la salida parte de la entrada, y un informe comparativo IA pone frente a frente la entrada y la salida.
- Historial de las visitas de cada vivienda, edificio y contacto.
- Informes firmados enviados por correo electrónico a las partes al cerrar la visita, reenvío a los contactos elegidos con historial de envíos, PDF descargable.

## Preguntas frecuentes

### ¿Cómo organizar las actas de entrada y salida si somos varios gestores?
Mantenga una lista única y compartida de visitas, en la que cada una tenga un tipo, una fecha, un responsable designado y un estado. Asigne según la carga, el sector y el conocimiento de la vivienda. Revise la lista cada semana para localizar las visitas sin responsable o bloqueadas.

### ¿Se puede hacer el acta de salida a partir del acta de entrada?
Sí, y es la forma más segura de mantener una estructura comparable entre la entrada y la salida. La salida recupera las estancias, los elementos, las llaves y los contadores de la entrada. No obstante, cada línea debe comprobarse in situ, y tanto los contadores como las llaves deben registrarse de nuevo.

### ¿Cuánto tiempo hay que guardar un acta de entrada y salida?
Como mínimo durante toda la duración del contrato y después hasta la devolución de la fianza y la expiración de las acciones que puedan derivarse de la salida. Fije esta duración por escrito en su política de conservación, sin guardar los datos personales más allá. Los plazos de prescripción difieren según el país:

**Francia**

Al menos tres años después del fin del contrato, plazo de prescripción de las acciones derivadas del contrato de alquiler (ley n.º 89-462 de 6 de julio de 1989, art. 7-1).

**Suiza**

Hasta diez años después del fin del contrato, plazo general de prescripción (art. 127 CO); los alquileres prescriben a los cinco años (art. 128 CO).

**Bélgica**

Hasta diez años para las acciones personales (Código Civil, art. 2262bis); cinco años para los alquileres y gastos (art. 2277). En Flandes, el arrendador debe actuar en el año siguiente al fin del contrato para obtener la liberación de la garantía (Vlaams Woninghuurdecreet, art. 37).

**Luxemburgo**

Al menos cinco años para los alquileres (Código Civil, art. 2277); el plazo general es de treinta años (art. 2262).

### ¿Cómo encontrar el acta de entrada de un inquilino que llegó hace años?
Empiece por el historial de la vivienda y no por las carpetas del colaborador que la realizó. Un historial por vivienda, edificio y contacto conserva los informes firmados después de que su autor se haya ido. En su defecto, consulte el archivo de la agencia y después al arrendador, que recibió su ejemplar.

### ¿Qué es un software de gestión de visitas inmobiliarias?
Es una herramienta que centraliza las actas de entrada y salida de un equipo: planificación, asignación, estado, informes firmados e historial. Complementa la aplicación de campo con la que se realiza la visita. Su principal interés es que la información no dependa de la persona que hizo la visita.

### ¿Cómo preparar las salidas del verano o el inicio de curso en una residencia de estudiantes?
Registre los preavisos en cuanto los reciba, programe las visitas previas varias semanas antes de las salidas y reparta las visitas por sector. Prepare en la oficina todas las salidas duplicando las entradas. Reserve franjas para las viviendas en las que una salida y una entrada se suceden con poco margen.